introduccion a la administracion de documento

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS













TÉCNICAS DE OFICINA











ÁVILA MIGUEL ÁNGEL
GALVIS LISETH
GÓMEZ ÓSCAR
NORIEGA BRYAN
SUAREZ NINETHE










INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO-ITSA
ESCUELA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN IV
2010




INTRODUCCION



La administración de Documentos nacidos de gestión, de la información que portan y de los Archivos que los atesoran y sirven es una ciencia que, en el s XXI, pretende asumir tres compromisos con la sociedad democrática donde se desenvuelve, a saber: reforzar las Instituciones estatales y privadas, defender los derechos de cada ciudadano o habitante de una comunidad, promover el establecimiento de atribuciones y obligaciones en el manejo de documentos e información administrativos y jurídicos, para atacar la anomia, la sensación de impunidad y la ausencia de parámetros de comportamiento .
La ciencia con este nombre es una renovada formulación de la ciencia archivística o archivología.

A continuación veremos que la administración de documentos y archivos Es el nuevo nombre que fue propuesto para la ciencia archivistica o Archivología, en el 5º Congreso de Archivología del MERCOSUR, en Córdoba, agosto de 2003.
El nombre y el concepto de la archivistica nacieron mirando a los Archivos Históricos, por la situación coyuntural de la cultura que incluía el surgimiento de las nacionalidades en Europa. En el siglo XXI, lo que intentamos es prestar en plenitud el servicio de los documentos mientras están vigentes, antes de entrar a la guarda permanente. De ahí, lo de documento de gestión en lugar de documento de archivo. Acentuamos la realidad: el valor histórico de los documentos es una feliz consecuencia del servicio administrativo, no su causa.

Una brevísima justificación del cambio de perspectiva. En la edad media, una persona podía pasar la vida habiendo producido uno o dos documentos. Luego de la segunda guerra mundial, se habló de explosión documental, ahora, literalmente vivimos inmersos y dependiente de ellos, como dependemos de la electricidad. Nos condicionan, pero sin ellos nos sentimos fuera del mundo. Pensemos: Los tickets del supermercado, los comprobantes de pago de impuestos y tasas, los antecedentes escolares y académicos (asistencia a Congresos y Seminarios.), la historia clínica, los registros de propiedad inmueble y mueble, los expedientes de tramitación con el Estado, etc.

También nos explica que hacer con los documentos que constituían la parte visible de la profesión archivística, el s XXI superpone la política archivistica.

La política propone objetivos y aplica –o crea- recursos para cumplirlos al servicio, en nuestro caso, la sociedad democrática a todos los niveles: Internacional, Nacional, Provincial, Municipal y barrial
Mostremos algunos objetivos alcanzables mediante la política de la administración de Documentos de gestión
- Salvaguardar los derechos del Estado y de cada ciudadano
- Brindar transparencia democrática a los actos de gobierno
- Apoyar el desarrollo nacional mediante recursos documentales
- Ofrecer una sistemática red de Manuales de Procedimiento que establezca una burocracia de orden y cumplimiento en todo el proceso documental
- Racionalizar la producción y utilización de recursos documentales
- Acopiar y brindar información confiable y temprana para resolver problemas
- Utilizar al máximo el recurso informático para todos, sobre todo, los débiles
- Poner a disposición de la comunidad la imagen de su memoria e identidad

Los archiveros han sido desde siempre encargados de recibir, procesar y servir los documentos administrativos y jurídicos. El s XX añadió la cláusula “desde su producción”. Era una tarea relativamente pasiva en el sentido de que no intervenía en las normas de tramitación (requisitos y burocracia) ni en la reglamentación de la circulación de la información. El servicio respondía principalmente a la solicitud del usuario.

La gestión y circulación de documentos e información no puede seguir fluyendo y avanzando al azar, sin objetivos generales y particulares, sin responsables punibles, tal cual sucede con el clima y sus veleidades.


Los Administradores de Documentos, información y Archivos debemos ponernos una meta: La creación de una rama del Derecho: el Derecho Documental, así como existe el Derecho Comercial, el Impositivo y otros y nosotros ocuparemos un lugar central, como los Contadores en el Comercial Esta propuesta es multiesencial. Nosotros seremos los promotores y convocantes.
Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar.
El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.