organizacion de archivos y documentos

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS




HEIDY GUERRERO SEPULVEDA
DANIA GUETE BARRIOS
ELIANA AREVALO MOLINA





INSTITUTO TECNILÒGICO DE SOLEDAD ATLANTICO-ITSA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SOLEDAD
2010

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS



HEIDY GUERRERO SEPULVEDA
DANIA GUETE BARRIOS
ELIANA AREVALO MOLINA



Trabajo presentado para optar una nota parcial en la Asignatura de TECNICAS DE OFICINAS, a la profesora MIRTA ZABALETA MUÑOZ



INSTITUTO TECNILÒGICO DE SOLEDAD ATLANTICO-ITSA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SOLEDAD
2010
INTRODUCCION

Un archivo es un conjunto de información homogénea. Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y conservados como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.


 
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

Se entiende por Archivo de Gestión como el sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia. La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión en cada dependencia es una responsabilidad compartida entre el o los responsables del archivo y el jefe de la dependencia.

El archivo de oficina está compuesto por los documentos que se producen como resultado de la ejecución de las funciones propias de la dependencia. La organización documental de Archivos de Gestión consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y subserie documental a la que pertenece, la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se han producido.




Cuadro de Clasificación Documental - CDD
Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una organización y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo. No debe ser elaborado demostrativamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental correspondiente.


Los objetivos del archivo se puede expresar como:
• Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
• Tener acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
• Guardar la documentación el tiempo que sea útil.
• Establecer un archivo organizado de forma sistemática, de toda la documentación empleada y necesaria.
• Tener un sistema eficaz de reproducción de documentos.
• Archivar en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

La organización de los archivos de oficina se basa en tres principios:
• Ser reflejo de las actuaciones de la UCA y de la unidad responsable del archivo de gestión u oficina.
• Reproducir el orden original de la creación de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
• Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo.

SISTEMAS DE CLASIFICACION
Los más utilizados son:
Sistema Alfabético: se ordena según una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento. Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así sucesivamente. Este sistema no necesita de registro auxiliar para su localización.
En caso de originarse algina clase de problemas en este sistema, se hace necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombre compuesto, abreviatura, etc.

Sistema alfa- numérico: En este se combina el sistema numérico y el alfabético. Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, puede tener una relación correlativamente secundaria de acuerdo a la fecha de entrada. Es un sistema fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los documentos.

ORGANIZACIÓN SEGÚN EL TIPO DE ARCHIVO
 Organización de archivo secuencial
Registros almacenados de forma contigua. Es usada en soportes de acceso secuencial. Un archivo organizado secuencialmente es el formado por una sucesión de registro relacionados de manera que su acceso está determinado por su ordenamiento. Los archivos secuenciales operan de la misma forma como la cola larga, el primer registro (físico) es el primer registro escrito.

Ventajas: La principal ventaja de la organización secuencial es la capacidad para acceder rápidamente al siguiente registro. Útil cuando se debe acceder a mayor parte de registros, fácil de usar, usa bien el espacio, barata.
Desventajas: Falta de flexibilidad, velocidad de acceso, no adecuada para procesos en tiempo real.

 Secuencial Encadenada
Los registros almacenan su información y un puntero hacia al siguiente registro.
Ventaja: Flexibilidad.
Desventaja: para acceder a un registro hay que recorrer los demás.

 Secuencial Indexada
Compuesto por zona de registro (todos los del archivo ordenados por una llave) y zona de índices (registros que poseen solo llave y número de registro). Indexación: Es una forma de organizar datos de almacenamiento secundario. Tiene como objetivo fundamental organizar de manera efectiva una colección de registros para facilitar y agilizar su acceso.
Índice: Es un recurso para encontrar información. El índice contiene una lista de temas (llaves) y números de páginas donde encontraremos esos temas (campos de referencia).


ORGANIZACIÓN DE UN SECUENCIAL INDEXADO
• El tipo de sus registros contiene un campo clave identificador.
• Los registros están situados en un soporte direccionable por el orden de los valores indicados por la clave.
• Existe un índice con cada una de las posiciones direccionables que almacena la dirección de la posición y el valor de la clave, es decir, en el índice encontramos la clave del último registro y la dirección de acceso al primer registro bloque.


AREAS DE UN SECUNCIAL INDEXADO
• Área de Datos: contiene registros en forma secuencial, está organizado en secuenciales de claves sin dejar huecos intercalados.
• Área de Índice: Los niveles de índice están contenidos en una tabla, si existieran varios índices enlazados se denomina nivel de indexación.
• Área de Desbordamiento o Excedentes: Esta área es utilizada para realizar actualizaciones si ello es necesario.
Ventajas: Permite acceso directo a registros en algunos casos y el secuencial en otros.
Desventaja: No se puede introducir nuevos registros sin tener que reorganizar.

 Directo
Cada registro se sitúa en una posición de memoria que se calcula aplicando una fórmula o algoritmo matemático. Cuando en un archivo el orden físico no se corresponde con el orden lógico decimos que está organizado de un modo directo. Los datos se sitúan en el archivo y se acceden a ellos directamente mediante su posición. Las condiciones para que un archivo sea de organización directa son las siguientes:
• Almacenamiento en un soporte direccionable.
• Cada registro debe contener un campo clave.
• Debe haber correspondencia entre los posibles valores de la clave y las direcciones existentes en el soporte.
• Conocer el número el número de registros que van a almacenar.

Ventajas: Flexibilidad y rapidez de consulta.
Desventajas: Mal aprovechamiento del espacio, es necesario usar soportes de acceso directo, planificación previa.

PROBLEMAS CON USO DE ARCHIVOS
• Actualización de Información: Costosa cuando está duplicada en varios archivos (Inconsistencia).
• Redundancia: El mismo dato almacenado en varios sitios.
• Dependencia con los programas.
• Confidencialidad y seguridad.

Nivel Básico de Organización del Archivo
1. En cada puesto de trabajo estarán los expedientes en tramitación, individualizados en carpetillas (de las habituales de colores o de las grises con anagrama de la UCA) que agrupan a todos los documentos del expediente, y en cuya solapa debe figurar los siguientes datos que lo identifiquen:
Serie documental: Expedientes personales administrativos del Personal de Administración y Servicio
Expediente (asunto): Eduardo Vega Torres
2. En la portada de cada carpetilla se señalará: nombre de la oficina, título de la serie, fechas de inicio del expediente (la fecha de inicio de un expediente es la fecha de recepción de la solicitud, instancia, etc. en el Registro) y fecha de finalización, resumen del asunto, dígitos del cuadro de clasificación (si se conoce), relación de contenido (al menos de los documentos esenciales, con breve descripción de cada documento, fechas y nº de orden dentro del expediente).
Esta organización, que lleva pocos minutos a las oficinas tiene efectos muy positivos:
• Permite buscar un documento no dentro del expediente sino en la relación de contenido señalada en la carpeta.
• Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta.
• Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen los documentos que contiene y el estado de tramitación del expediente.
• Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados.
3. A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el curso de las diligencias o trámite.
4. En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será cronológica ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente. Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que son de fecha anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ej.: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de notas, méritos, etc. -documentación que acompaña-).
5. Los expedientes dentro de su serie se ordenarán de forma alfabética por nombres de personas u organismos (ej.: expedientes personales, expedientes académicos de alumnos), alfabética por asuntos o materias (ej.: expedientes de plazas de concursos, informes), cronológica (ej.: nóminas), numérica por código del expediente o por la combinación de las formas de ordenación citadas.
6. Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotará el organismo productor, título de la serie, años, expedientes que contienen y el número de orden de las cajas.
7. Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos, con indicación del nº de la caja y el nº de orden del expediente dentro de ella. Ello supone la ventaja de:
• Disponer de un sistema de información de la documentación producida.
• Facilidad de acceso a la documentación por múltiples campos de recuperación.
Facilidad de reposición de la documentación extraída del expediente. La devolución a su orden original es algo simple y rutinario.

La mejor eliminación documental es la no creación de documentos innecesarios. Hay que racionalizar la producción documental aplicando criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos.
Deben eliminarse en los archivos de oficina o gestión, y nunca deben pasar al Archivo General:
• La documentación de apoyo informativo, que se ha usado para la resolución de un expediente pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.)
• Copias de textos bibliográficos
• Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ej. encuestas, cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos recoge)
• Documentos duplicados (fotocopias)
Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas. Éstos sólo los deben conservar y remitir al Archivo General la unidad productora, mientras las receptoras las conservarán el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina (ej.: comunicaciones del Área de Personal, Presupuestos de la UCA, etc.).

Recomendaciones Prácticas
1. Casi todos los documentos forman parte de un expediente. Se entiende por expediente administrativo un conjunto ordenado de documentos generados por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.
2. Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie. Se entiende por serie al conjunto de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultados de una misma gestión, actividad o procedimiento.
3. Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada acta, para cada petición de traslado, para cada convocatoria de oposiciones).
4. Determine el título oficial del expediente y de la serie, que suelen estar establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc. Las series deben identificarse por el tipo de información que contienen, y una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
5. No use como títulos de series denominaciones como oficios, expedientes generales, varios, etc.
6. Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
7. Debe evitarse la desmembración y dispersión de los expedientes y la creación de falsas series documentales.
8. Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.
9. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado.
10. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
11. Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación.
12. No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización de los archivos.
La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia. Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que muchos documentos pasarán a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado por registro. Las que no formen parte de expedientes, de forma excepcional, se organizarán como serie “correspondencia”.
La correspondencia, como norma general, no se archiva por “entrada” y “salidas” ya que rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso. Cada documento se une a su respuesta, archivando el conjunto por orden cronológico de salida, lo que no impide que su control mediante el Registro se lleve de forma paralela y diferenciada (registro de entrada y registro de salida).











CONCLUSION

A manera de conclusión para organizar un archivo o documento hay que tener en cuenta aspectos como el orden alfabético en el cual se va a organizar, su clasificación. El archivo es uno de los servicios más visibles por parte del usuario ya que provee una visión lógica de la información almacenada. El usuario quiere acceso rápido, garantía de no corrupción de la información en los archivos, seguridad en los accesos a los archivos y formas de acceder o recuperar la información desde los archivos.













BIBLIOGRAFIA

http://www2.uca.es/orgobierno/secretaria/archivo/archivosgestion.htm
http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion-archivos.shtml
http://www.bioingenieria.edu.ar/acadenia
http://www.javeriana.edu.co
http://www.unisalle.edu.co
http://www.alumnitosfisiunmsm.files.wordpress.com
Unidad Administrativa – Archivo, Ana María Trujillo Páez