Grupo de Trabajo: Angélica Navarro
Miguel bermúdez y
Dilia Rojas.
Basándonos en el proyecto de comunicación empresarial en el Itsa, y en las cuestiones que han surgido acerca de ello, hemos establecido cinco objetivos contundentes que conlleven a la mejora y solución de dichas cuestiones, interrogantes que a su vez a han sido mencionados con anterioridad, basado en los problemas de comunicación que se presentan en nuestro lugar de estudio y trabajo respectivamente.
Estos 5 objetivos son:
Como objetivo general y principal que abarque la solución de todos los problemas de la comunicación empresarial dentro de ITSA, es el de:
1.
Crear un vasto PLAN DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL. Porque para que se dé un intercambio planificado de mensajes dentro y fuera de la organización (comunicación), la empresa debe poseer un fin, un motivo y un plan de comunicación. (Iglesias Federico 1998, pinillos 1996) , que integre eficazmente tanto al público interno como externo del ITSA, con la estructura, marco organizacional, institucional y corporativo del plantel.
Este objetivo principal no busca mostrar lo más sustancial en materia de comunicación como lo es el Manual De Comunicación Organizacional de ITSA, sino tomar las disposiciones necesarias con vista a la ejecución del proyecto como lo es un plan de comunicación, en nuestro caso Plan de Comunicación Institucional.
Fernández Callado Carlos en 1992 cita que el tema de comunicación en las empresas es algo novedoso y que no puede llegar a ser contrastado con otros
debido a su dificultad de medición, es decir, que se le han atribuido grandes responsabilidades a dicho tema dentro del organigrama organizacional. Con esto tratamos de indicar que no es fácil ni tampoco un juego el llevar a cabo un plan de estos, pero con las ayudas y herramientas que nos brinda la comunicación se puede fomentar y a su vez aplicar. Porque de lo contrario como se explicaría el surgimiento y desarrollo de las grandes empresas, universidades, fundaciones y demás, obviamente esto gracias a sus vastos planes empresariales y dentro de ellos el de la comunicación.
Ahora bien con todo lo anterior hemos de plantear cualitativamente y en forma hipotética el contenido que conformaría dicho “PLAN”.
• los tipos de comunicación que maneja el ITSA; visual, electrónico, telefónico, firmal, informa etc.
• Horarios en los que el estudiante se puede dirigir a los coordinadores. Esto en caso de querellas, dudas, desacuerdos, peticiones etc.
• Fecha y tipos de seminarios que se realicen en el ITSA durante el año (esto para mantener al estudiante comunicado de las novedades dentro de su carrera de estudio).
• El ITSA tendrá en sus pasillos y áreas ocupadas por los estudiantes y empleados unas bocinas que comunican al rector, vicerrector y bienestar con los estudiantes y trabajadores respectivamente.
• Forma y tiempo en los que el estudiante vaya a recibir una información (caso por ejemplo la forma de matrícula, pago de la misma, datos de su existencia como estudiante, es decir su correo institucional, carnet, firma etc).
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
2
Aprender la importancia de mantener una buena comunicación al momento de salir de la institución, poniéndola en práctica fuera de la misma, esto con el objeto de saber aplicarla a la hora de ingresar a una organización y con el fin de optimizar su labor no solo representando así ingresos para la empresa si no para los mismos estudiantes. Demostrando una vez más que lo aprendido en la institución acerca de la comunicación es tan veraz como el estar en el puesto obtenido.
3
Buscar que tanto los estudiantes como los trabajadores conozcan la comunicación corporativa del Instituto y todo lo que a ella se refiere, como son; la visión, la misión, estructura, planes, cultura corporativa y los valores compartidos, etc. Con el fin de de llevar a los estudiantes ITSA a un plan superior de comunicación directa e indirecta. Esto facilitará la aprehensión de información y la optimalización de las labores tanto dentro del Instituto como fuera de él.
4.
Mejorar la comunicación entre docentes y estudiantes, aplicándose una actividad académica que permita que aquellos estudiantes que tengan dudas o hayan obtenido alguna dificultad en los exámenes se retroalimenten obteniendo explicaciones por parte del docente para que pueda aclarar sus dudas el estudiante. Las aplicaciones de esta actividad académica se realizaría posteriormente al haberse realizado dichos exámenes teniéndose como fundamento por escrito. Esta actividad académica contribuiría al desarrollo comunicativo y mejoraría la calidad de aprendizaje en el aula de clase.
5.
Establecer excelente relación y comunicación entre estudiantes, docentes, coordinadores, y demás miembros que hacen parte de las labores del ITSA. Esto a través de actividades que permitan informarles a todos cualquier proyecto, métodos de mejora y demás actividades que se vayan a realizar teniendo en cuenta en cuenta la opinión y los puntos de vista de cada uno. Esto permite la integración y socialización con cada una de las partes. Al final mostrar lo que se ha hecho en equipo permite ver y obtener buenos resultados, manejados bajo coordinación y organización, distribuyéndose las informaciones de ideas aplicadas con comunicación entre todos.
BIBLIOGRAFIA
* Iglesias Federico 1998, pinillos 1996
* Fernández Callado Carlos 1992
viernes, 13 de agosto de 2010
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Brindar conocimientos teóricos y prácticos que permitan entender las dimensiones éticas, jurídicas y sociales de la administración de archivos.
OBJETIVO ESPECIFICO
El propósito del programa de la administración de archivos en el itsa es manejar, apropiadamente, la información contenida en los medios desde su creación hasta su disposición final, de acuerdo a los reglamentos y leyes aplicables.
Las políticas y reglamentos aquí mencionados son requisitos para lograr los objetivos básicos del programa de administración de archivos, los cuales se mencionan a continuación :
•Proporcionar las políticas, normas y controles efectivos para la creación, organización, uso, mantenimiento y disposición de los archivos de la entidad.
•Revisar y dar seguimiento al proceso de creación de nuevos archivos en forma eficiente y eficaz.
•Desarrollar y aplicar las normas, procedimientos y técnicas para la clasificación de los archivos creados o recibidos por la entidad.
•Proporcionar los estándares, procedimientos y servicios para la preservación de archivos con valor histórico.
¿COMO SE VAN A LOGRAR ESTOS OBJETIVOS?
OBJETIVO GENERAL
Actividad a realizar con el objetivo general.
Mediante charlas que le dan a conocer a los archivistas la metodología de administrar los archivos del ITSA.
OBJETIVO ESPECIFICO
Realizar simulacros para archivistas en los que se pongan a prueba los conocimientos de estos en el momento de archivar y de esta manera darnos cuenta que esta fallando en este proceso de administración. Aquí realizaremos un estudio detallado del proceso de creación de documento y su continuo método de archivar, también analizaremos como se desarrollan y aplican las normas de control para archivar y estaremos en continuo estudio del procedimiento que se lleva a los archivos de valor histórico.
Brindar conocimientos teóricos y prácticos que permitan entender las dimensiones éticas, jurídicas y sociales de la administración de archivos.
OBJETIVO ESPECIFICO
El propósito del programa de la administración de archivos en el itsa es manejar, apropiadamente, la información contenida en los medios desde su creación hasta su disposición final, de acuerdo a los reglamentos y leyes aplicables.
Las políticas y reglamentos aquí mencionados son requisitos para lograr los objetivos básicos del programa de administración de archivos, los cuales se mencionan a continuación :
•Proporcionar las políticas, normas y controles efectivos para la creación, organización, uso, mantenimiento y disposición de los archivos de la entidad.
•Revisar y dar seguimiento al proceso de creación de nuevos archivos en forma eficiente y eficaz.
•Desarrollar y aplicar las normas, procedimientos y técnicas para la clasificación de los archivos creados o recibidos por la entidad.
•Proporcionar los estándares, procedimientos y servicios para la preservación de archivos con valor histórico.
¿COMO SE VAN A LOGRAR ESTOS OBJETIVOS?
OBJETIVO GENERAL
Actividad a realizar con el objetivo general.
Mediante charlas que le dan a conocer a los archivistas la metodología de administrar los archivos del ITSA.
OBJETIVO ESPECIFICO
Realizar simulacros para archivistas en los que se pongan a prueba los conocimientos de estos en el momento de archivar y de esta manera darnos cuenta que esta fallando en este proceso de administración. Aquí realizaremos un estudio detallado del proceso de creación de documento y su continuo método de archivar, también analizaremos como se desarrollan y aplican las normas de control para archivar y estaremos en continuo estudio del procedimiento que se lleva a los archivos de valor histórico.
COMUNICACIÓN TELEFÓNICA
Dentro de la comunicación telefónica hay muchas herramientas que pueden ser de gran ayuda y utilidad a la hora de implementarlo en nuestra institución, es decir el ITSA. Por eso hay algunas técnicas y elementos que debemos tener en cuenta, al comunicarnos de manera telefónica:
Contenido de este documento:
• Reglas de cortesía telefónica
• Atención de reclamos
• Que decir y qué no decir en una comunicación telefónica
• 10 cosas que no hay que hacer en una comunicación telefónica
• Preguntas informativas
• Como dejar un mensaje
• Mensaje útil
REGLAS DE CORTESÍA TELEFÓNICA
1) Al contestar una llamada
• Responda rápidamente: Conteste el teléfono lo antes posible
• Use en lo posible la siguiente frase: "Buenos días, Habla (....) en que le puedo ayudar?
• En cada saludo use su espontaneidad, hablando con voz clara y pausada
• No olvide usar el saludo apropiada (hasta las 13:00hs: buenos días, de 13:00 a 20:00 buenas tardes, y desde las 20:00: buenas noches)
2) En caso de ser necesario dejar a un cliente en espera
• Informe al cliente el motivo por el cual va a ponerlo en espera
• No disponga del tiempo del cliente: permita que él decida si desea aguardar o prefiere Llamar más tarde
• No deje en espera a un cliente en espera por más de 30 segundos. De ser necesario, retome el llamado informando al cliente
• Cuando retome el llamado, comience con el nombre del cliente
3) Al transferir una llamada
• Transfiera solo aquellas llamadas que Ud. no pueda atender
• Asegúrese de conocer el uso del teléfono para transferir llamadas
• Antes de transferir el llamado, informe al cliente que acción va a efectuar
• Cuando transfiera al otro sector, espere a que su compañero lo atienda. Infórmele el nombre del cliente y el motivo de la llamada, evitando así que él le tenga que repetir cualquier dato
• Cuando reciba una llamada transferida, en primer instancia preséntese, llame al cliente por su nombre y verifique con una breve reseña la información que ha recibido
4) Transmitir mensajes entre operadores del servicio
• Si un cliente le pide hablar con un compañero suyo, intente solucionar Ud. mismo su pedido, evite en lo posible tomar mensajes
• Si es necesario tomar un mensaje, escriba el nombre de la persona que llamó, y el teléfono al cual debe responderle y en lo posible en el horario en cual debe realizar el llamado
• Describa en forma clara el mensaje
• Repita que es lo que Ud. escribió para verificar si comprendió correctamente
5) Al terminar una llamada
• Agradezca al cliente su llamada
• En caso de ser necesario un seguimiento, informe al cliente
• Confirme el teléfono para conectarse con él
• Haga una pausa
• Espere que el cliente corte antes que Ud
6) Uso de palabras apropiadas
• Evite usar palabras técnicas o de uso interno: si utiliza palabras que el cliente no comprende, lo pondrá en una situación incómoda
• Brindar la información en su medida justa
• La información es un "valor", no excederse, ni escatimarla
• Jamás contestar con preguntas
7) Personalice la conversación
• Cada cliente se comunica solo con un representante de su empresa, solo con Ud.
• Para que el cliente se sienta a gusto, use su apellido o nombre en la conversación.
Pautas:
a) Anteponga Sr./ Sra.
b) En el caso de que el cliente exprese tener algún titulo (Ing. Lic., Dr.), utilícelo
c) Trátelo de Ud.
ATENCIÓN DE RECLAMOS
El Cliente que formula un reclamo espera recibir una atención a la medida de sus expectativas,
y una solución en el menor tiempo posible.
Un reclamo, entonces es la ocasión para brindar soluciones y mantener la fidelidad de nuestros clientes.
De Ud. depende el transformarla en una oportunidad para reforzar la imagen de la “empresa” ante nuestros clientes.
AL ATENDER UN RECLAMO
Salude - Diga su nombre
Escuche al cliente - Permita que exprese sus sentimientos
- Hágale saber que lo está escuchando Muestre una actitud de empatía hacia el cliente
- Pídale disculpas por la mala atención recibida o por los errores de información.
Pregunte - Analice la situación para clarificar el reclamo
- Si es necesario, Pregunte! Verifique que comprendió el reclamo - Repita la solicitud para verificar que ha comprendió, Ej.: "entonces, Sr. Flores, usted no puede navegar en la web pero si puede enviar y recibir e-mails"
Obtenga información - Si es necesario consulte en el sistema
Proponga soluciones alternativas - Ej.: Para que Ud. Pueda enviar sus mails hasta que este solucionada la situación podemos
ofrecerle una casilla webmail.
Acuerde una solución - Infórmele quien hace cuando
- No ofrezca más de lo que la empresa puede hacer. Seguimiento
- De ser necesario, informe las acciones que debe realizar el servicio y el cliente
- Confirme el teléfono para contactarse con el cliente
- En los casos que debido a su urgencia lo requieran, informe a su supervisor
Termine la llamada - Agradezca al cliente su llamada
- Haga una pausa, permitiendo así que el cliente pueda efectuar alguna consulta final
- Espere que el cliente corte antes que Ud.
QUE DECIR Y QUE NO DECIR EN UNA COMUNICACIÓN TELEFÓNICA
NO DECIR DECIR
¿Hola? Buen día habla (...) ¿en qué le puedo ayudar?
¿De parte de quien? ¿Quién le va a hablar? ¿Por qué? ¿Podría comentarme el motivo de su llamada?
Un minuto le averiguo Aguárdeme por favor, voy a consultar
Chau, hasta luego Hasta pronto y gracias por comunicarse
Espéreme Aguárdeme por favor
¿Me entiende? ¿Me explico claramente?
Estoy averiguando Estoy consultando para confirmar
No me corte No corte por favor
¿Espera o vuelve a llamar? ¿Prefiere esperar en línea o llamar en unos minutos?
Usted entendió mal Me exprese mal
Trate de llamar nuevamente Le sugiero que llame nuevamente
¿Usted es el que llamo ya tres veces? Creo que usted llamo antes, ¿no?
Explíqueme de que se trata Dígame en que puedo ayudarlo
Se lo diré cuando lo vea Apenas regrese le pasare el mensaje
No puedo atenderlo ahora Lo siento en este momento no es posible pasarle la comunicación
10 COSAS QUE NO HAY QUE HACER EN UNA COMUNICACIÓN TELEFÓNICA
1) No interrumpa. No trate de seguir hablando cuando el cliente quiere decir algo. Si dice algo que a su juicio no es correcto, no se apresure a corregirlo. Déjelo terminar y luego haga las explicaciones pendientes
2) No utilice lunfardo. Esto da la impresión de una organización poco seria. Sin caer en tecnicismos, utilice bien el castellano
3) No grite. Hable con calma y en bajo volumen
4) No tome las conversaciones como algo personal, mantenga una saludable distancia profesional sin perder la calidez en el trato
5) No asuma la total responsabilidad por la resolución de un problema si no está a su alcance. Sin embargo, comprométase a realizar todo lo que este a su alcance
6) No discuta verbal ni mentalmente con el cliente
7) No haga esperar al cliente en línea: El cliente espera rapidez en el servicio. Póngalo en espera solo si es imprescindible
8) No continué con una conversación previa cuando atienda el teléfono:
Nadie quiere escuchar que usted quiere un sándwich sin mayonesa antes de que diga hola
9) No permita que el cliente escuche ninguna otra cosa más que la conversación: Si necesita chequear algo, póngalo en espera para que escuche música
10) No pierda la llamada por inconvenientes técnicos: SI hay ruido en la línea, repórtelo al área técnica de inmediato para que verifique si hay algún problema.
PREGUNTAS INFORMATIVAS
A fin de concretar la ayuda que ofrece, Ud. deberá hacer algunas preguntas. La manera en que
Ud. haga la transición desde el manejo de las emociones, hasta el manejo de los hechos es un aspecto muy importante de la atención de los Clientes. Requerirá de Ud. la habilidad de formular "preguntas informativas".
A la mayoría de las personas no les gusta ser interrogadas. Sin embargo, la mayoría de las personas no se sienten molestas por contestar preguntas, cuando ellos entienden:
• Por qué se les están formulando las preguntas
• Cómo sus respuestas pueden ayudar a resolver su problema
Las preguntas informativas bien formuladas le posibilitaran al cliente
• Saber que puede esperar como resultado • Entender que las preguntas son relevantes al problema que plantea
Cuando no se logra alcanzar este nivel de comprensión, el cliente se pone, legítimamente, a la defensiva, pensando o haciéndose estas preguntas:
• ¿Cuántas cosas mas va a preguntarme?
• ¿Por qué me hará tantas preguntas, por qué da tantas vueltas?
• ¿Qué tiene que ver esto con mi problema?
Veamos dos ejemplos de preguntas informativas:
"Para poder corroborar la titularidad de la cuenta, necesitare preguntarle algunos datos suyos"
"Para ayudarlo a resolver su problema, necesitare que Ud. me diga...”
Como puede Ud. observar, las "preguntas informativas" comienzan explicando su propósito y van directamente al tema.
PREGUNTAS ABIERTAS Y CERRADAS
Abiertas: Son aquellas que no pueden ser contestadas en pocas palabras. Invitan al cliente a expresar tanto como desee.
Cerradas: Son aquellas que obligan a contestar con una respuesta muy corta. a menudo son preguntas que solicitan un si o un no como respuesta.
Tanto las preguntas abiertas como cerradas, pueden ser utilizadas para indagar el contenido oculto de los mensajes de los clientes. En general, Ud. comenzará formulando preguntas abiertas, para definir el panorama general de la demanda del cliente.
Los múltiples usos de quién, qué, cómo, cuando y dónde (nunca por qué)
En el proceso de indagar el contenido oculto de los mensajes de los clientes, es importante que Ud. formule estas preguntas que le permitan obtener la información específica que Ud. Necesita Conocer.
Estas Preguntas son particularmente efectivas para este propósito.
Las preguntas que comienzan con ¿Por qué? muchas veces no funcionan y conviene que Ud. evite formularlas tanto como sean posible.
Hay una buena razón para sugerirle esto: las personas tendemos a responder defensivamente ante este tipo de preguntas. Asimismo, una pregunta que comience con ¿Por qué? puede ser contestada de tantas maneras que probablemente no le ayudara a obtener la información que
Ud. necesita.
COMO DEJAR UN MENSAJE
Tres errores a evitar:
1) No dejar mensaje: "Volveré a llamar", o cortar a un contestador automático. ¡Dejar el mensaje!
2) Mensaje demasiado corto: El otro no sabrá para que lo llamo ni que debe hacer.
3) Mensaje demasiado largo: lo esencial debe expresarse en pocas palabras.
EL MENSAJE ÚTIL
Comprende cinco indicaciones básicas:
1) Destinatario: "es un mensaje para...."
2) Quien llama: "soy (nombre, empresa)
3) La finalidad de la llamada: "es con respecto a...."
4) Continuidad: ¿Cuál de los dos llamará al otro?
5) ¿Donde?, ¿Cuando?: ¿Cuándo volverá a llamar usted?, ¿Cuándo se lo puede llamar?, (cumpla con su palabra.) ¿A qué número?
CALL CENTER
Un centro de atención de llamadas (o call center en inglés; en inglés británico, call centre o Contact Center) es un área donde agentes o ejecutivos de call center, especialmente entrenados realizan llamadas (llamadas salientes o en inglés, outbound) o reciben llamadas (llamadas entrantes o inbound) desde y/o hacia: clientes (externos o internos), socios comerciales, compañías asociadas u otros.
Un Contact Center (centro de contacto) es una oficina centralizada usada con el propósito de recibir y transmitir un amplio volumen de llamados y pedidos a través del teléfono, los cuales se pueden realizar por canales adicionales al teléfono, tales como fax, e-mail, chat, mensajes de texto y mensajes multimedia entre otros.
También llamados “Call Centers” (centros de atención de llamadas) los mismos son operados por una compañía proveedora de servicios que se encarga de administrar y proveer soporte y asistencia al consumidor según los productos, servicios o información necesitada. También se realizan llamadas en función de implementar la venta y cobranzas de la empresa.
También llamados Centros de Contacto (Contact Centers) los mismos son operados generalmente mediante un amplio espacio de trabajo dispuesto para los agentes o ejecutivos de contact center, provisto de estaciones de trabajo que incluyen computadoras, teléfonos, auriculares con micrófonos (headsets) conectados a interruptores telefónicos y una o más estaciones de trabajo pertenecientes a los supervisores del sector.
El Call Center puede ser operado independientemente o puede estar interconectado con otros centros, generalmente conectados a una corporación computarizada.
Cada vez es mayor la implementación de nuevos y mejores portales de voz e información que se vinculan al desarrollo de nuevas tecnologías, favoreciendo la integración de todos los canales comunicacionales del consumidor; mediante la implementación de tecnología CTI (Computer Telephony Integration)
La mayoría de las más reconocidas e importantes empresas usan los Centros de Contacto para interactuar con sus clientes, ya sean empresas de servicio público, firmas de pedidos por catálogo, atención al cliente y soportes operativos varios con relación a empresas de software y hardware. Muchos comercios utilizan los Centros de Contacto incluso para el desarrollo de sus funciones internas a través de los mismos, incluyendo mesas de ayuda y soporte de ventas.
Otra definición complementaria es la siguiente: Un Call Center o Centro de atención de llamados entrantes (INBOUND) o salientes (OUTBOUND) es una herramienta de comunicación y relación con los Clientes que utiliza el TELEFONO como medio de comunicacíón básico gestionado por ”PERSONAS HUMANAS” en conjunto a los recursos humanos, físicos y tecnológicos necesarios y disponibles, basados en metodologías de trabajo y procesos determinados y adecuados, para atender las necesidades y dar servicio a cada “CLIENTE UNICO” con el objeto de atraerlos y fidelizarlos con la organización y permitir su viabilidad.
TECNOLOGÍA PARA CALL-CENTER
Entre las tecnologías tradicionales que se ocupan en un call-center están: la infraestructura telefónica (conmutador, teléfonos, Voz sobre IP, diademas o cintillos), la infraestructura de datos (computadoras, bases de datos, CRM), el distribuidor automático de llamadas entrantes (ACD), un sistema de respuesta interactiva de voz (IVR), un grabador de llamadas (que muchas veces también graba las pantallas de los agentes), y si el call-center es de salida, un marcador o discador, asistido, progresivo o automático y predictivo.
La inteligencia artificial ha dado lugar a nuevas tecnologías también de reciente adopción como son: el reconocimiento de voz, la síntesis de voz, y un sistema híbrido con humanos que se conoce como reconocimiento de voz asistido.
La convergencia de servicios como voz, datos y video sobre la misma red digital hace necesario el uso de tecnologías de priorización, tales como QoS y catalogación de paquetes, más conocido como Packet Shaping, las cuales garantizan la disponibilidad de los servicios críticos, que no pueden funcionar con tiempos demasiado altos.
REQUISITOS PARA TRABAJAR EN UN CALL CENTER
Para trabajar en un Call Center, es necesario poseer conocimientos y habilidades distintas a otras especies de trabajos.
Las actividades en un Call Center suelen ser en la mayoría de los casos estresantes su desempeño es bajo presión.
Es por eso que los agentes de Call Center deben de ser personas capacitadas para este tipo de trabajo.
Uno de los puntos más necesarios a la hora de realizar las tareas en un Call Center, es el trabajo en equipo y la tolerancia a otros, ya que sin ella es muy difícil que funcione lo primero.
Ya que es un trabajo que se realiza bajo mucha presión es necesario un grado importante de perseverancia y paciencia, para realizar las tareas varias de las que se basa un Call Center y Contact Center.
Es necesario tener una actitud totalmente enérgica, positiva y con ánimos de avanzar; También es necesaria una buena actitud y entrega a la hora de dirigirse al publico o al cliente, ya que un mal desempeño en la labor, será mal visto en la empresa.
No hay que olvidar los conocimientos y fortalezas adquiridas, como los idiomas, ya que seguramente se trabaje con países extranjeros en muchos Call Center es necesario el aporte de otros idiomas a la competencia, esto en si puede generar una posición más adecuada dentro de la empresa.
Conocimientos en venta y gestiones de Marketing, son esénciales ya que cada día es más importante la venta telefónica y de telemercadeo.
A continuación vamos a destacar algunos puntos en este tema:
• Cortesía: Esta no se debe de perder, ya que sin ella se pierden muchos clientes. El cliente siempre debe ser bien atendido, sentirse importante y percibir que uno es útil.
• Confiabilidad: Es una de las más importantes ya que el cliente no quiere que su compra sea lo menos riesgosa posible.
• Estar bien informado: El cliente espera recibir información concreta y correcta
• Simpatía: El contacto con el cliente no debe de ser frió ni distante, sino que al contrario responder a sus necesidades lo más cordialmente posible.
TELÉFONO INTELIGENTE (SMARTPHONE)
Un smartphone (teléfono inteligente en español) es un dispositivo electrónico que funciona como un teléfono móvil con características similares a las de un ordenador personal. Casi todos los teléfonos inteligentes son móviles que soportan completamente un cliente de correo electrónico con la funcionalidad completa de un organizador personal. Una característica importante de casi todos los teléfonos inteligentes es que permiten la instalación de programas para incrementar el procesamiento de datos y la conectividad. Estas aplicaciones pueden ser desarrolladas por el fabricante del dispositivo, por el operador o por un tercero. El término "Inteligente" hace referencia a cualquier interfaz, como un teclado QWERTY en miniatura, una pantalla táctil, o simplemente el acceso a internet y al correo electrónico de una compañía, pagando o personal, gratuito.
Definición
Los teléfonos inteligentes se distinguen por muchas características, que incluyen, entre otras, pantallas táctiles, un sistema operativo así como la conectividad a Internet. El completo soporte al correo electrónico parece ser una característica indispensable encontrada en todos los modelos existentes y anunciados en 2007, 2008 , 2009 y 2010. Casi todos los teléfonos inteligentes también permiten al usuario instalar programas adicionales, normalmente inclusive desde terceros, pero algunos vendedores gustan de tildar a sus teléfonos como inteligentes aun cuando no tienen esa característica. Un claro ejemplo de teléfonos inteligentes son los Motorolas de la serie MOTO Q, Nokia serie E, Nokia serie N, y los más reconocidos por estas características BlackBerry, iPhone o el Nexus One.
Entre las características más importantes están el acceso a Internet y al correo electrónico, a los programas de agenda, las cámaras integradas, administración de contactos, acelerometros y algunos programas de navegación así como ocasionalmente la habilidad de leer documentos de negocios en variedad de formatos como PDF y Microsoft Office.
Sistemas operativos
Artículo principal: Sistema operativo móvil
Los sistemas operativos más usados en los teléfonos inteligentes son:
• Symbian OS de Symbian Ltd. (47% del mercado)
• RIM BlackBerry (20% del mercado)
• iOS de Apple Inc. (14% del mercado)
• Windows Mobile de Microsoft (9% del mercado)
• Linux (5% del mercado)
• Android de Google (4% del mercado)
• WebOS, de palm empresa de HP (1% del mercado)
BIBLIOGRAFIA:
http://www.neuquen.gov.ar/org/mesa_de_ayuda/manualesycapacitacion/cortesia_telefonica.pdf
http://es.wikipedia.org/wiki/comunicaci%c3%b3n_escrita http://es.wikipedia.org/wiki/Centro_de_llamadas
http://www.geomundos.com/uruguay/DUTY_CALL/habilidades-concimientos-y-actitudes-para-trabajar-en-un-call-center_doc_17352.html
PRESENTADO POR:
JULIETH GUZMAN MUÑOZ
JEISON JIMENEZ RIPOLL
JULIAN MOGOLLON MOGOLLON
MIGUEL NORIEGA MARTINEZ
JORDY VARELA DONADO
Contenido de este documento:
• Reglas de cortesía telefónica
• Atención de reclamos
• Que decir y qué no decir en una comunicación telefónica
• 10 cosas que no hay que hacer en una comunicación telefónica
• Preguntas informativas
• Como dejar un mensaje
• Mensaje útil
REGLAS DE CORTESÍA TELEFÓNICA
1) Al contestar una llamada
• Responda rápidamente: Conteste el teléfono lo antes posible
• Use en lo posible la siguiente frase: "Buenos días, Habla (....) en que le puedo ayudar?
• En cada saludo use su espontaneidad, hablando con voz clara y pausada
• No olvide usar el saludo apropiada (hasta las 13:00hs: buenos días, de 13:00 a 20:00 buenas tardes, y desde las 20:00: buenas noches)
2) En caso de ser necesario dejar a un cliente en espera
• Informe al cliente el motivo por el cual va a ponerlo en espera
• No disponga del tiempo del cliente: permita que él decida si desea aguardar o prefiere Llamar más tarde
• No deje en espera a un cliente en espera por más de 30 segundos. De ser necesario, retome el llamado informando al cliente
• Cuando retome el llamado, comience con el nombre del cliente
3) Al transferir una llamada
• Transfiera solo aquellas llamadas que Ud. no pueda atender
• Asegúrese de conocer el uso del teléfono para transferir llamadas
• Antes de transferir el llamado, informe al cliente que acción va a efectuar
• Cuando transfiera al otro sector, espere a que su compañero lo atienda. Infórmele el nombre del cliente y el motivo de la llamada, evitando así que él le tenga que repetir cualquier dato
• Cuando reciba una llamada transferida, en primer instancia preséntese, llame al cliente por su nombre y verifique con una breve reseña la información que ha recibido
4) Transmitir mensajes entre operadores del servicio
• Si un cliente le pide hablar con un compañero suyo, intente solucionar Ud. mismo su pedido, evite en lo posible tomar mensajes
• Si es necesario tomar un mensaje, escriba el nombre de la persona que llamó, y el teléfono al cual debe responderle y en lo posible en el horario en cual debe realizar el llamado
• Describa en forma clara el mensaje
• Repita que es lo que Ud. escribió para verificar si comprendió correctamente
5) Al terminar una llamada
• Agradezca al cliente su llamada
• En caso de ser necesario un seguimiento, informe al cliente
• Confirme el teléfono para conectarse con él
• Haga una pausa
• Espere que el cliente corte antes que Ud
6) Uso de palabras apropiadas
• Evite usar palabras técnicas o de uso interno: si utiliza palabras que el cliente no comprende, lo pondrá en una situación incómoda
• Brindar la información en su medida justa
• La información es un "valor", no excederse, ni escatimarla
• Jamás contestar con preguntas
7) Personalice la conversación
• Cada cliente se comunica solo con un representante de su empresa, solo con Ud.
• Para que el cliente se sienta a gusto, use su apellido o nombre en la conversación.
Pautas:
a) Anteponga Sr./ Sra.
b) En el caso de que el cliente exprese tener algún titulo (Ing. Lic., Dr.), utilícelo
c) Trátelo de Ud.
ATENCIÓN DE RECLAMOS
El Cliente que formula un reclamo espera recibir una atención a la medida de sus expectativas,
y una solución en el menor tiempo posible.
Un reclamo, entonces es la ocasión para brindar soluciones y mantener la fidelidad de nuestros clientes.
De Ud. depende el transformarla en una oportunidad para reforzar la imagen de la “empresa” ante nuestros clientes.
AL ATENDER UN RECLAMO
Salude - Diga su nombre
Escuche al cliente - Permita que exprese sus sentimientos
- Hágale saber que lo está escuchando Muestre una actitud de empatía hacia el cliente
- Pídale disculpas por la mala atención recibida o por los errores de información.
Pregunte - Analice la situación para clarificar el reclamo
- Si es necesario, Pregunte! Verifique que comprendió el reclamo - Repita la solicitud para verificar que ha comprendió, Ej.: "entonces, Sr. Flores, usted no puede navegar en la web pero si puede enviar y recibir e-mails"
Obtenga información - Si es necesario consulte en el sistema
Proponga soluciones alternativas - Ej.: Para que Ud. Pueda enviar sus mails hasta que este solucionada la situación podemos
ofrecerle una casilla webmail.
Acuerde una solución - Infórmele quien hace cuando
- No ofrezca más de lo que la empresa puede hacer. Seguimiento
- De ser necesario, informe las acciones que debe realizar el servicio y el cliente
- Confirme el teléfono para contactarse con el cliente
- En los casos que debido a su urgencia lo requieran, informe a su supervisor
Termine la llamada - Agradezca al cliente su llamada
- Haga una pausa, permitiendo así que el cliente pueda efectuar alguna consulta final
- Espere que el cliente corte antes que Ud.
QUE DECIR Y QUE NO DECIR EN UNA COMUNICACIÓN TELEFÓNICA
NO DECIR DECIR
¿Hola? Buen día habla (...) ¿en qué le puedo ayudar?
¿De parte de quien? ¿Quién le va a hablar? ¿Por qué? ¿Podría comentarme el motivo de su llamada?
Un minuto le averiguo Aguárdeme por favor, voy a consultar
Chau, hasta luego Hasta pronto y gracias por comunicarse
Espéreme Aguárdeme por favor
¿Me entiende? ¿Me explico claramente?
Estoy averiguando Estoy consultando para confirmar
No me corte No corte por favor
¿Espera o vuelve a llamar? ¿Prefiere esperar en línea o llamar en unos minutos?
Usted entendió mal Me exprese mal
Trate de llamar nuevamente Le sugiero que llame nuevamente
¿Usted es el que llamo ya tres veces? Creo que usted llamo antes, ¿no?
Explíqueme de que se trata Dígame en que puedo ayudarlo
Se lo diré cuando lo vea Apenas regrese le pasare el mensaje
No puedo atenderlo ahora Lo siento en este momento no es posible pasarle la comunicación
10 COSAS QUE NO HAY QUE HACER EN UNA COMUNICACIÓN TELEFÓNICA
1) No interrumpa. No trate de seguir hablando cuando el cliente quiere decir algo. Si dice algo que a su juicio no es correcto, no se apresure a corregirlo. Déjelo terminar y luego haga las explicaciones pendientes
2) No utilice lunfardo. Esto da la impresión de una organización poco seria. Sin caer en tecnicismos, utilice bien el castellano
3) No grite. Hable con calma y en bajo volumen
4) No tome las conversaciones como algo personal, mantenga una saludable distancia profesional sin perder la calidez en el trato
5) No asuma la total responsabilidad por la resolución de un problema si no está a su alcance. Sin embargo, comprométase a realizar todo lo que este a su alcance
6) No discuta verbal ni mentalmente con el cliente
7) No haga esperar al cliente en línea: El cliente espera rapidez en el servicio. Póngalo en espera solo si es imprescindible
8) No continué con una conversación previa cuando atienda el teléfono:
Nadie quiere escuchar que usted quiere un sándwich sin mayonesa antes de que diga hola
9) No permita que el cliente escuche ninguna otra cosa más que la conversación: Si necesita chequear algo, póngalo en espera para que escuche música
10) No pierda la llamada por inconvenientes técnicos: SI hay ruido en la línea, repórtelo al área técnica de inmediato para que verifique si hay algún problema.
PREGUNTAS INFORMATIVAS
A fin de concretar la ayuda que ofrece, Ud. deberá hacer algunas preguntas. La manera en que
Ud. haga la transición desde el manejo de las emociones, hasta el manejo de los hechos es un aspecto muy importante de la atención de los Clientes. Requerirá de Ud. la habilidad de formular "preguntas informativas".
A la mayoría de las personas no les gusta ser interrogadas. Sin embargo, la mayoría de las personas no se sienten molestas por contestar preguntas, cuando ellos entienden:
• Por qué se les están formulando las preguntas
• Cómo sus respuestas pueden ayudar a resolver su problema
Las preguntas informativas bien formuladas le posibilitaran al cliente
• Saber que puede esperar como resultado • Entender que las preguntas son relevantes al problema que plantea
Cuando no se logra alcanzar este nivel de comprensión, el cliente se pone, legítimamente, a la defensiva, pensando o haciéndose estas preguntas:
• ¿Cuántas cosas mas va a preguntarme?
• ¿Por qué me hará tantas preguntas, por qué da tantas vueltas?
• ¿Qué tiene que ver esto con mi problema?
Veamos dos ejemplos de preguntas informativas:
"Para poder corroborar la titularidad de la cuenta, necesitare preguntarle algunos datos suyos"
"Para ayudarlo a resolver su problema, necesitare que Ud. me diga...”
Como puede Ud. observar, las "preguntas informativas" comienzan explicando su propósito y van directamente al tema.
PREGUNTAS ABIERTAS Y CERRADAS
Abiertas: Son aquellas que no pueden ser contestadas en pocas palabras. Invitan al cliente a expresar tanto como desee.
Cerradas: Son aquellas que obligan a contestar con una respuesta muy corta. a menudo son preguntas que solicitan un si o un no como respuesta.
Tanto las preguntas abiertas como cerradas, pueden ser utilizadas para indagar el contenido oculto de los mensajes de los clientes. En general, Ud. comenzará formulando preguntas abiertas, para definir el panorama general de la demanda del cliente.
Los múltiples usos de quién, qué, cómo, cuando y dónde (nunca por qué)
En el proceso de indagar el contenido oculto de los mensajes de los clientes, es importante que Ud. formule estas preguntas que le permitan obtener la información específica que Ud. Necesita Conocer.
Estas Preguntas son particularmente efectivas para este propósito.
Las preguntas que comienzan con ¿Por qué? muchas veces no funcionan y conviene que Ud. evite formularlas tanto como sean posible.
Hay una buena razón para sugerirle esto: las personas tendemos a responder defensivamente ante este tipo de preguntas. Asimismo, una pregunta que comience con ¿Por qué? puede ser contestada de tantas maneras que probablemente no le ayudara a obtener la información que
Ud. necesita.
COMO DEJAR UN MENSAJE
Tres errores a evitar:
1) No dejar mensaje: "Volveré a llamar", o cortar a un contestador automático. ¡Dejar el mensaje!
2) Mensaje demasiado corto: El otro no sabrá para que lo llamo ni que debe hacer.
3) Mensaje demasiado largo: lo esencial debe expresarse en pocas palabras.
EL MENSAJE ÚTIL
Comprende cinco indicaciones básicas:
1) Destinatario: "es un mensaje para...."
2) Quien llama: "soy (nombre, empresa)
3) La finalidad de la llamada: "es con respecto a...."
4) Continuidad: ¿Cuál de los dos llamará al otro?
5) ¿Donde?, ¿Cuando?: ¿Cuándo volverá a llamar usted?, ¿Cuándo se lo puede llamar?, (cumpla con su palabra.) ¿A qué número?
CALL CENTER
Un centro de atención de llamadas (o call center en inglés; en inglés británico, call centre o Contact Center) es un área donde agentes o ejecutivos de call center, especialmente entrenados realizan llamadas (llamadas salientes o en inglés, outbound) o reciben llamadas (llamadas entrantes o inbound) desde y/o hacia: clientes (externos o internos), socios comerciales, compañías asociadas u otros.
Un Contact Center (centro de contacto) es una oficina centralizada usada con el propósito de recibir y transmitir un amplio volumen de llamados y pedidos a través del teléfono, los cuales se pueden realizar por canales adicionales al teléfono, tales como fax, e-mail, chat, mensajes de texto y mensajes multimedia entre otros.
También llamados “Call Centers” (centros de atención de llamadas) los mismos son operados por una compañía proveedora de servicios que se encarga de administrar y proveer soporte y asistencia al consumidor según los productos, servicios o información necesitada. También se realizan llamadas en función de implementar la venta y cobranzas de la empresa.
También llamados Centros de Contacto (Contact Centers) los mismos son operados generalmente mediante un amplio espacio de trabajo dispuesto para los agentes o ejecutivos de contact center, provisto de estaciones de trabajo que incluyen computadoras, teléfonos, auriculares con micrófonos (headsets) conectados a interruptores telefónicos y una o más estaciones de trabajo pertenecientes a los supervisores del sector.
El Call Center puede ser operado independientemente o puede estar interconectado con otros centros, generalmente conectados a una corporación computarizada.
Cada vez es mayor la implementación de nuevos y mejores portales de voz e información que se vinculan al desarrollo de nuevas tecnologías, favoreciendo la integración de todos los canales comunicacionales del consumidor; mediante la implementación de tecnología CTI (Computer Telephony Integration)
La mayoría de las más reconocidas e importantes empresas usan los Centros de Contacto para interactuar con sus clientes, ya sean empresas de servicio público, firmas de pedidos por catálogo, atención al cliente y soportes operativos varios con relación a empresas de software y hardware. Muchos comercios utilizan los Centros de Contacto incluso para el desarrollo de sus funciones internas a través de los mismos, incluyendo mesas de ayuda y soporte de ventas.
Otra definición complementaria es la siguiente: Un Call Center o Centro de atención de llamados entrantes (INBOUND) o salientes (OUTBOUND) es una herramienta de comunicación y relación con los Clientes que utiliza el TELEFONO como medio de comunicacíón básico gestionado por ”PERSONAS HUMANAS” en conjunto a los recursos humanos, físicos y tecnológicos necesarios y disponibles, basados en metodologías de trabajo y procesos determinados y adecuados, para atender las necesidades y dar servicio a cada “CLIENTE UNICO” con el objeto de atraerlos y fidelizarlos con la organización y permitir su viabilidad.
TECNOLOGÍA PARA CALL-CENTER
Entre las tecnologías tradicionales que se ocupan en un call-center están: la infraestructura telefónica (conmutador, teléfonos, Voz sobre IP, diademas o cintillos), la infraestructura de datos (computadoras, bases de datos, CRM), el distribuidor automático de llamadas entrantes (ACD), un sistema de respuesta interactiva de voz (IVR), un grabador de llamadas (que muchas veces también graba las pantallas de los agentes), y si el call-center es de salida, un marcador o discador, asistido, progresivo o automático y predictivo.
La inteligencia artificial ha dado lugar a nuevas tecnologías también de reciente adopción como son: el reconocimiento de voz, la síntesis de voz, y un sistema híbrido con humanos que se conoce como reconocimiento de voz asistido.
La convergencia de servicios como voz, datos y video sobre la misma red digital hace necesario el uso de tecnologías de priorización, tales como QoS y catalogación de paquetes, más conocido como Packet Shaping, las cuales garantizan la disponibilidad de los servicios críticos, que no pueden funcionar con tiempos demasiado altos.
REQUISITOS PARA TRABAJAR EN UN CALL CENTER
Para trabajar en un Call Center, es necesario poseer conocimientos y habilidades distintas a otras especies de trabajos.
Las actividades en un Call Center suelen ser en la mayoría de los casos estresantes su desempeño es bajo presión.
Es por eso que los agentes de Call Center deben de ser personas capacitadas para este tipo de trabajo.
Uno de los puntos más necesarios a la hora de realizar las tareas en un Call Center, es el trabajo en equipo y la tolerancia a otros, ya que sin ella es muy difícil que funcione lo primero.
Ya que es un trabajo que se realiza bajo mucha presión es necesario un grado importante de perseverancia y paciencia, para realizar las tareas varias de las que se basa un Call Center y Contact Center.
Es necesario tener una actitud totalmente enérgica, positiva y con ánimos de avanzar; También es necesaria una buena actitud y entrega a la hora de dirigirse al publico o al cliente, ya que un mal desempeño en la labor, será mal visto en la empresa.
No hay que olvidar los conocimientos y fortalezas adquiridas, como los idiomas, ya que seguramente se trabaje con países extranjeros en muchos Call Center es necesario el aporte de otros idiomas a la competencia, esto en si puede generar una posición más adecuada dentro de la empresa.
Conocimientos en venta y gestiones de Marketing, son esénciales ya que cada día es más importante la venta telefónica y de telemercadeo.
A continuación vamos a destacar algunos puntos en este tema:
• Cortesía: Esta no se debe de perder, ya que sin ella se pierden muchos clientes. El cliente siempre debe ser bien atendido, sentirse importante y percibir que uno es útil.
• Confiabilidad: Es una de las más importantes ya que el cliente no quiere que su compra sea lo menos riesgosa posible.
• Estar bien informado: El cliente espera recibir información concreta y correcta
• Simpatía: El contacto con el cliente no debe de ser frió ni distante, sino que al contrario responder a sus necesidades lo más cordialmente posible.
TELÉFONO INTELIGENTE (SMARTPHONE)
Un smartphone (teléfono inteligente en español) es un dispositivo electrónico que funciona como un teléfono móvil con características similares a las de un ordenador personal. Casi todos los teléfonos inteligentes son móviles que soportan completamente un cliente de correo electrónico con la funcionalidad completa de un organizador personal. Una característica importante de casi todos los teléfonos inteligentes es que permiten la instalación de programas para incrementar el procesamiento de datos y la conectividad. Estas aplicaciones pueden ser desarrolladas por el fabricante del dispositivo, por el operador o por un tercero. El término "Inteligente" hace referencia a cualquier interfaz, como un teclado QWERTY en miniatura, una pantalla táctil, o simplemente el acceso a internet y al correo electrónico de una compañía, pagando o personal, gratuito.
Definición
Los teléfonos inteligentes se distinguen por muchas características, que incluyen, entre otras, pantallas táctiles, un sistema operativo así como la conectividad a Internet. El completo soporte al correo electrónico parece ser una característica indispensable encontrada en todos los modelos existentes y anunciados en 2007, 2008 , 2009 y 2010. Casi todos los teléfonos inteligentes también permiten al usuario instalar programas adicionales, normalmente inclusive desde terceros, pero algunos vendedores gustan de tildar a sus teléfonos como inteligentes aun cuando no tienen esa característica. Un claro ejemplo de teléfonos inteligentes son los Motorolas de la serie MOTO Q, Nokia serie E, Nokia serie N, y los más reconocidos por estas características BlackBerry, iPhone o el Nexus One.
Entre las características más importantes están el acceso a Internet y al correo electrónico, a los programas de agenda, las cámaras integradas, administración de contactos, acelerometros y algunos programas de navegación así como ocasionalmente la habilidad de leer documentos de negocios en variedad de formatos como PDF y Microsoft Office.
Sistemas operativos
Artículo principal: Sistema operativo móvil
Los sistemas operativos más usados en los teléfonos inteligentes son:
• Symbian OS de Symbian Ltd. (47% del mercado)
• RIM BlackBerry (20% del mercado)
• iOS de Apple Inc. (14% del mercado)
• Windows Mobile de Microsoft (9% del mercado)
• Linux (5% del mercado)
• Android de Google (4% del mercado)
• WebOS, de palm empresa de HP (1% del mercado)
BIBLIOGRAFIA:
http://www.neuquen.gov.ar/org/mesa_de_ayuda/manualesycapacitacion/cortesia_telefonica.pdf
http://es.wikipedia.org/wiki/comunicaci%c3%b3n_escrita http://es.wikipedia.org/wiki/Centro_de_llamadas
http://www.geomundos.com/uruguay/DUTY_CALL/habilidades-concimientos-y-actitudes-para-trabajar-en-un-call-center_doc_17352.html
PRESENTADO POR:
JULIETH GUZMAN MUÑOZ
JEISON JIMENEZ RIPOLL
JULIAN MOGOLLON MOGOLLON
MIGUEL NORIEGA MARTINEZ
JORDY VARELA DONADO
COMUNICACIÓN ESCRITA
La comunicación escrita, a diferencia de la oral o verbal, no está sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interacción entre el emisor y el receptor no es inmediata e, incluso, puede llegar a no producirse nunca, aunque aquello escrito perdure eternamente. Por otro lado, la comunicación escrita aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical, sintáctica y léxica con respecto a la comunicación oral.
La composición como parte de la comunicación escrita lleva mucha creatividad y sensibilidad en sus textos ya que es la expresión de un trabajo por un individuo para demostrar su manejo del idioma y el tema, con ésta se intenta lograr que los estudiantes desarrollen la imaginación y creatividad. Sus características son: narración, reelaboración de acciones, creatividad, subjetividad, interpretación, emotividad, estilo personal e intencionalidad de entender. Últimamente se ha dejado atrás la tendencia del análisis y la lógica por medio de los trabajos escritos en los colegios de educación secundaria y lo han reemplazado por otros métodos como la matemática. Aunque tengan la misma finalidad, en este caso la metodología escrita les ayuda más a desarrollar mejor el lenguaje.
En una narración el emisor relata hechos pasados, ésta algunas veces se ve afectada ya que se suele utilizar la subjetividad y esto distorsiona la realidad de los hechos, al ser percibida de una forma personal, y ser contada desde este punto de vista puede tener incongruencias con el verdadero hecho.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.
Ventajas de la Comunicación Escrita.
La Comunicación Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que siempre poseemos la información en escritos para volverla a usar.
Reflexión antes de Escribir. Podemos pensar y definir bien lo que queremos expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para posteriormente Utilizarlo.
Se Registra la Información.
Es Fuente de Consulta. Como se entiende, esta comunicación siempre puede tener un uso posterior como medio de información ya que está escrita permanentemente.
Desventajas de la Comunicación Escrita.
No hay retroalimentación Inmediata. Es clara la diferencia entre la interactividad que hay en la comunicación escrita y verbal en cuanto a un aprendizaje inmediato.
Puede haber una Interpretación Equivoca del Mensaje. Como no existe una persona que explique el mensaje de la información o su contenido en esta como en la comunicación verbal; esta se puede prestar a otros entendimientos que no sean los propuestos.
Baja el Nivel de Interdependencia.
Fomenta el Aislamiento.
CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.
Claridad
Podemos hablar de la claridad como una cualidad de la comunicación escrita que es la distinción con que percibimos las sensaciones por medio de los sentidos o las ideas y todo esto por medio de la inteligencia.
Es decir, escribir con un pensamiento transparente, comprensible, directo con los conceptos bien digeridos. La claridad es la exposición limpia, correcta, es redactar un texto entendible sin que dé lugar a dudas.
Precisión
Es la obligación o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una cosa. Determinación, exactitud rigurosa, puntualidad, concisión. Tal ves la brevedad y precisión en la expresión de los conceptos obligándonos a emplear únicamente las palabras que sean precisas y necesarias para expresar lo que queremos, es decir, expresar nuestros pensamientos con el menor número de palabras bien estructuradas.
Síntesis
En el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino únicamente de lo más importante, de las parte más esenciales. La síntesis se realiza en base a las ideas principales del texto y con nuestras propias palabras.
Naturalidad
Con esto nos referimos a utilizar la lengua más usual o más habitual. Escribir con nuestro propio vocabulario sin rebuscamientos en el modo de proceder.
Cortesía
Tratar con atención y respeto a la persona a la cual le redactamos, lo cortés no quita la sencillez, la cortesía es parte de la educación y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta.
FORMATOS MÁS USUALES EN LA COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA.
1) Carta Comercial
La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación, los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.
2) Memorándum
En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es memorándumes, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.
La mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha ese puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el día, etc.
3) Circular
La circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.
La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas.
4) Memo parte.
El recado o memoparte es la manifestación más elemental de la comunicación escrita en el contexto administrativo. En él se sienta un mensaje breve, claro, objetivo y conciso que no da lugar a dudas.
Su estructura responde a la necesidad de un comunicación rápida, mediante la cual el receptor puede actuar en razón del contenido. Por su naturaleza, el memoparte es escrito, es corto, bien estructurado, no puede restarse a equívocos, pues estos originan consecuencias muy graves. Se describe en papeles pequeños. Adopta la especie de orden, instrucción, sugerencia, acuerdo, información. Un ejemplo muy representativo es la anotación de la secretaria para informar a su jefe la reseña de una conversación telefónica.
5) Minuta
La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta, solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma. Consigna el desarrollo de la reunión, el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene también la relación de asistentes, la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión.
6) Acta
El acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteados. En un documento en el cual se asientan los hechos sobresalientes de una reunión.
7) Informe
Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.
8) Oficio
Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como sociedades, sindicatos, clubes y otras.
El oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en la correspondencia comercial, en los siguientes puntos:
En una serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias iníciales o cuadro clasificador, que contienen estos datos: nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y sección que lo tramitan, número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente.
9) Telegrama
El telegrama recibe también el nombre de mensaje, y se transmite por hilos telegráficos, en comunicaciones terrestres en un misma ciudad o país, o en un mismo continente. Sí la comunicación es transoceánica se le denomina cable o cablegrama, y mensaje inalámbrico o radiograma según se transmita por radio o por medio de telegrafía sin hilos.
Por tratarse de comunicaciones cuyo precio establecen la clase de servicios, la distancia y el número de palabras que las integran, se redactan en dos diferentes lenguajes: elíptico y enclítico.
Elíptico: Omite todas las voces - proposiciones, artículos, pronombres- que no sean absolutamente indispensables a la correcta interpretación de la idea.
Enclítico: Del latín enclíticus, y este del griego enklitikus, inclinado. Dijese de la parte de la oración que se liga con el vocablo precedente y forma con él una sola palabra, como los pronombres pospuestos al verbo.
En esta clase de comunicaciones es indispensable anotar el servicio que se desea: ordinario, urgente. Esta palabra se escribe después de la palabra telegrama.
Ordinario: El telegrama se transmite en el orden en que se deposita.
Urgente: A este servicio se le da preferencia sobre el ordinario y el valor de la cuota es el doble.
Sírvase observar el modelo No. 9 del anexo de este trabajo para un caso de telegrama.
10) Curriculum Vitae.
El curriculum vitae es un escrito que enumera los rasgos que identifican a un individuo y describen su historia personal, seleccionados en razón de su relación con algún propósito determinado. El curriculum vitae habrá de incluir:
Los datos fundamentales que sirven para la identificación y localización de su titular, como nombre, fecha de nacimiento, domicilio, estado civil, etc.
La mención de los logros, realizaciones y actividades más importantes de su historia personal, siempre seleccionados en razón de su significación para un propósito determinado.
Se hará un recuento de todos los hechos más significativos y valiosos para persuadir a los destinatarios del curriculum vitae de que su pretensión o deseo están sólidamente fundados.
BIBLIOGRAFÍA
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n_escrita
http://www.robertexto.com/archivo5/comunic_escrita.htm
PRESENTADOR POR:
ANDRES GONZALEZ
MELANIE PÉREZ
BERTA SÁNCHEZ
JOHN VÁSQUEZ
LEIDY JARAMILLO
La composición como parte de la comunicación escrita lleva mucha creatividad y sensibilidad en sus textos ya que es la expresión de un trabajo por un individuo para demostrar su manejo del idioma y el tema, con ésta se intenta lograr que los estudiantes desarrollen la imaginación y creatividad. Sus características son: narración, reelaboración de acciones, creatividad, subjetividad, interpretación, emotividad, estilo personal e intencionalidad de entender. Últimamente se ha dejado atrás la tendencia del análisis y la lógica por medio de los trabajos escritos en los colegios de educación secundaria y lo han reemplazado por otros métodos como la matemática. Aunque tengan la misma finalidad, en este caso la metodología escrita les ayuda más a desarrollar mejor el lenguaje.
En una narración el emisor relata hechos pasados, ésta algunas veces se ve afectada ya que se suele utilizar la subjetividad y esto distorsiona la realidad de los hechos, al ser percibida de una forma personal, y ser contada desde este punto de vista puede tener incongruencias con el verdadero hecho.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.
Ventajas de la Comunicación Escrita.
La Comunicación Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que siempre poseemos la información en escritos para volverla a usar.
Reflexión antes de Escribir. Podemos pensar y definir bien lo que queremos expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para posteriormente Utilizarlo.
Se Registra la Información.
Es Fuente de Consulta. Como se entiende, esta comunicación siempre puede tener un uso posterior como medio de información ya que está escrita permanentemente.
Desventajas de la Comunicación Escrita.
No hay retroalimentación Inmediata. Es clara la diferencia entre la interactividad que hay en la comunicación escrita y verbal en cuanto a un aprendizaje inmediato.
Puede haber una Interpretación Equivoca del Mensaje. Como no existe una persona que explique el mensaje de la información o su contenido en esta como en la comunicación verbal; esta se puede prestar a otros entendimientos que no sean los propuestos.
Baja el Nivel de Interdependencia.
Fomenta el Aislamiento.
CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.
Claridad
Podemos hablar de la claridad como una cualidad de la comunicación escrita que es la distinción con que percibimos las sensaciones por medio de los sentidos o las ideas y todo esto por medio de la inteligencia.
Es decir, escribir con un pensamiento transparente, comprensible, directo con los conceptos bien digeridos. La claridad es la exposición limpia, correcta, es redactar un texto entendible sin que dé lugar a dudas.
Precisión
Es la obligación o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una cosa. Determinación, exactitud rigurosa, puntualidad, concisión. Tal ves la brevedad y precisión en la expresión de los conceptos obligándonos a emplear únicamente las palabras que sean precisas y necesarias para expresar lo que queremos, es decir, expresar nuestros pensamientos con el menor número de palabras bien estructuradas.
Síntesis
En el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino únicamente de lo más importante, de las parte más esenciales. La síntesis se realiza en base a las ideas principales del texto y con nuestras propias palabras.
Naturalidad
Con esto nos referimos a utilizar la lengua más usual o más habitual. Escribir con nuestro propio vocabulario sin rebuscamientos en el modo de proceder.
Cortesía
Tratar con atención y respeto a la persona a la cual le redactamos, lo cortés no quita la sencillez, la cortesía es parte de la educación y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta.
FORMATOS MÁS USUALES EN LA COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA.
1) Carta Comercial
La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación, los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.
2) Memorándum
En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es memorándumes, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.
La mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha ese puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el día, etc.
3) Circular
La circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.
La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas.
4) Memo parte.
El recado o memoparte es la manifestación más elemental de la comunicación escrita en el contexto administrativo. En él se sienta un mensaje breve, claro, objetivo y conciso que no da lugar a dudas.
Su estructura responde a la necesidad de un comunicación rápida, mediante la cual el receptor puede actuar en razón del contenido. Por su naturaleza, el memoparte es escrito, es corto, bien estructurado, no puede restarse a equívocos, pues estos originan consecuencias muy graves. Se describe en papeles pequeños. Adopta la especie de orden, instrucción, sugerencia, acuerdo, información. Un ejemplo muy representativo es la anotación de la secretaria para informar a su jefe la reseña de una conversación telefónica.
5) Minuta
La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta, solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma. Consigna el desarrollo de la reunión, el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene también la relación de asistentes, la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión.
6) Acta
El acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteados. En un documento en el cual se asientan los hechos sobresalientes de una reunión.
7) Informe
Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.
8) Oficio
Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como sociedades, sindicatos, clubes y otras.
El oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en la correspondencia comercial, en los siguientes puntos:
En una serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias iníciales o cuadro clasificador, que contienen estos datos: nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y sección que lo tramitan, número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente.
9) Telegrama
El telegrama recibe también el nombre de mensaje, y se transmite por hilos telegráficos, en comunicaciones terrestres en un misma ciudad o país, o en un mismo continente. Sí la comunicación es transoceánica se le denomina cable o cablegrama, y mensaje inalámbrico o radiograma según se transmita por radio o por medio de telegrafía sin hilos.
Por tratarse de comunicaciones cuyo precio establecen la clase de servicios, la distancia y el número de palabras que las integran, se redactan en dos diferentes lenguajes: elíptico y enclítico.
Elíptico: Omite todas las voces - proposiciones, artículos, pronombres- que no sean absolutamente indispensables a la correcta interpretación de la idea.
Enclítico: Del latín enclíticus, y este del griego enklitikus, inclinado. Dijese de la parte de la oración que se liga con el vocablo precedente y forma con él una sola palabra, como los pronombres pospuestos al verbo.
En esta clase de comunicaciones es indispensable anotar el servicio que se desea: ordinario, urgente. Esta palabra se escribe después de la palabra telegrama.
Ordinario: El telegrama se transmite en el orden en que se deposita.
Urgente: A este servicio se le da preferencia sobre el ordinario y el valor de la cuota es el doble.
Sírvase observar el modelo No. 9 del anexo de este trabajo para un caso de telegrama.
10) Curriculum Vitae.
El curriculum vitae es un escrito que enumera los rasgos que identifican a un individuo y describen su historia personal, seleccionados en razón de su relación con algún propósito determinado. El curriculum vitae habrá de incluir:
Los datos fundamentales que sirven para la identificación y localización de su titular, como nombre, fecha de nacimiento, domicilio, estado civil, etc.
La mención de los logros, realizaciones y actividades más importantes de su historia personal, siempre seleccionados en razón de su significación para un propósito determinado.
Se hará un recuento de todos los hechos más significativos y valiosos para persuadir a los destinatarios del curriculum vitae de que su pretensión o deseo están sólidamente fundados.
BIBLIOGRAFÍA
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n_escrita
http://www.robertexto.com/archivo5/comunic_escrita.htm
PRESENTADOR POR:
ANDRES GONZALEZ
MELANIE PÉREZ
BERTA SÁNCHEZ
JOHN VÁSQUEZ
LEIDY JARAMILLO
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
El eje fundamental de las relaciones de los seres humanos es la comunicación, y si la comunicación interpersonal es vital para el entendimiento mutuo y de afianzamiento de lazos afectivos, no es menos importante la comunicación empresarial puesto que la empresa como unidad está conformada por personas.
Toda acción comunicativa tiene como finalidad la persuasión y para persuadir es necesario poner en juego tres formas consideradas obligatorias por los clásicos griegos.
La primera el (Ethos), la ética, la fuerza moral; el Logos, la coherencia en la argumentación; el Pathos, la pasión, la emotividad.
Si uno de estos elementos falta, la comunicación no tendrá la contundencia ni la fuerza necesaria para persuadir, para mover voluntades. La verdadera comunicación se establece en doble vía.
Comunicación Empresarial
Aún cuando el tema de la comunicación fue tratado anteriormente, es necesario abordarlo aquí, desde la perspectiva organizacional. La comunicación empresarial descansa sobre tres conceptos fundamentales: Organización, información y comunicación.
El concepto de Organización como sinónimo de empresa
Organización de una empresa: Se considera organización el proceso mediante el cual se logra coordinar el trabajo de grupos de funcionarios junto con los recursos y elementos necesarios para desarrollar eficazmente las actividades de una empresa.
Organización formal: Es la organización oficial en la que se establecen claramente objetivos, metas y relaciones donde cada grupo de empleados tienen establecidas sus funciones.
Organización: Es Seleccionar y agrupar sus actividades. Determinar a cada grupo funciones específicas. Asignar a cada grupo administradores que supervisen, coordinen y respondan por el trabajo. Cambiar e intercambiar las actividades de los grupos.
Si en la vida privada y personal es importante la comunicación, en una organización empresarial con unos objetivos muy definidos que es preciso conseguir y con muchos integrantes es algo fundamental. La comunicación siempre ha existido en la organización porque es la que permite que se entablen relaciones entre los individuos; debe poseer un lenguaje que la exprese y permita ser comprendida por los otros. Además de servir para la necesaria coordinación de actividades meramente profesionales y operativas, la comunicación en la empresa es necesaria para:
• Evitar el aislamiento del empleado, que puede experimentar a pesar de trabajar junto a muchos compañeros.
• Evitar el aislamiento que suele suponer la especialización y división del trabajador, que puede dar lugar a ignorar lo que otros hacen y a pensar que lo único importante es lo que uno realiza.
• Dar sentido a la propia tarea como un engranaje de una cadena en la que, todas las
piezas son imprescindibles y, por tanto, aumentar la motivación.
Para Koontz y Donell (1985)*(1) la comunicación en la organización, es la fuerza que une entre sí a las personas, a través de la cual pueden llegar a un punto de vista común y comprender y cooperar para lograr los objetivos y fines organizacionales. Por su parte Bernard (1970)*(2), contempla a la comunicación como el medio de enlazar a las personas en una organización, con el objeto de lograr un propósito común.
La necesidad de la empresa de comunicarse con los miembros de su organización y gestionar la información que circula de manera interna ha ido cobrando reconocimiento a lo largo de los años noventa. (Iglesias, 1998, Párr.1). Pinillos (1996)*(3) define la comunicación interna como el intercambio planificado de mensajes dentro y fuera de la organización. Para poder realizar este intercambio debe haber un fin, un motivo, y un plan que tendrá la empresa (plan de comunicación). Existe una necesidad de las empresas por comunicar. En el mercado actual ya no se vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende (se vende lo que el cliente demanda). En pocos años se ha ido elevando la comunicación interna a la categoría de función directiva, se le ha proporcionado ubicación en la empresa y se le ha asignado presupuesto y capital humano, en la medida en la que se han ido diversificando las funciones asignadas. (Degot 1988) *(4). La comunicación juega un papel fundamental en el desarrollo de cualquier interacción humana, máxime cuando su campo de acción se circunscribe a la actividad laboral, en donde es preciso que los mensajes sean leídos con un mínimo de distorsión para alcanzar un desempeño eficiente.
Los beneficios de contar con una buena comunicación interna son beneficios monetarios concretos para lograr un objetivo específico. Y son beneficios concretos porque sus riesgos son reales: una mala comunicación afecta el trabajo, se demoran, se duplican o se pierde calidad en las tareas, baja la productividad, hay desmotivación, incertidumbre. Perder eficiencia significa perder dinero. (Formanchuk, 2002) *(5). En términos generales, es el líder quien determina el clima de la organización e influye sobre las actitudes de los miembros de la empresa. Hace esto a través del tipo de comunicación que desarrolle con los empleados. Sin embargo, aunque los líderes de la organización tienen una responsabilidad primordial en la comunicación efectiva, también
Comparten esta responsabilidad todas las personas dentro de la organización, independientemente del nivel jerárquico en el que se encuentre. (Koontz y Donell, 1985) *(6). En la empresa el líder debe usar todos los medios a su alcance para comunicar la cultura deseada y conseguir una mejor calidad de vida laboral de todo el equipo. Los líderes de equipos de trabajo en empresas del siglo XXI, existen para asegurar que lo que el trabajador haga sea coherente con lo que quiere la empresa, la habilidad de comunicación, es la que le permitirá crear y producir valores y significados compartidos y provocar cierta reacción emocional en el grupo de colaboradores, y así se va a sentir parte del proyecto de la empresa. (Arrugo, 2001) *(7). Como líder, la comunicación que entable con sus seguidores debe de considerar tanto el mensaje que emite, como la retroalimentación de los seguidores. La comunicación no siempre fluye directamente del líder al seguidor, los ciclos de retroalimentación determinan si el mensaje emitido fue recibido e interpretado con exactitud. El líder exitoso cumple con dos metas en el proceso de comunicación: Influencia y eficacia. (Hersey, Blanchard y Jonson, 1998 pp.338,339) *(8). Las características del entorno actual en el que se desenvuelve la organización exigen una continua adaptabilidad, así como la flexibilidad suficiente para poder reducir los efectos del cambio y poder acrecentar el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el entorno. (Degot 1988) *(9). En los últimos años se ha ido multiplicando los objetivos y las responsabilidades atribuidas a la comunicación interna, a la par han ido cobrando reconocimiento y un lugar dentro del organigrama
BIBLIOGAFIA
HENRY NAVARRO MONTALVO, Psicólogo – Fotógrafo
*(1) Harold Koontz y Cyril O’Donnell (1985). *(2) Bernard Reuben Berelson (1970). *(3) Iglesias Federico, 1998, Párr.1. Pinillos (1996)
*(4) Vincent Degot 1988.
*(5) Alejandro Ezequiel Formanchuk, 2002.
*(6) Harold Koontz y Cyril O’Donnell, 1985.
*(7) Arrugo, M (2001). El fin de la comunicación interna. “A Trabajar”.
*(8) Paul Hersey, Kenneth Hartley Blanchard y Jonson D.E, 1998 pp.338, 339.
*(9) Vincent Degot 1988.
PRESENTADO POR:
JULIETH GUZMAN MUÑOZ
JEISON JIMENEZ RIPOLL
JULIAN MOGOLLON MOGOLLON
MIGUEL NORIEGA MARTNEZ
JORDY VARELA DONADO
Toda acción comunicativa tiene como finalidad la persuasión y para persuadir es necesario poner en juego tres formas consideradas obligatorias por los clásicos griegos.
La primera el (Ethos), la ética, la fuerza moral; el Logos, la coherencia en la argumentación; el Pathos, la pasión, la emotividad.
Si uno de estos elementos falta, la comunicación no tendrá la contundencia ni la fuerza necesaria para persuadir, para mover voluntades. La verdadera comunicación se establece en doble vía.
Comunicación Empresarial
Aún cuando el tema de la comunicación fue tratado anteriormente, es necesario abordarlo aquí, desde la perspectiva organizacional. La comunicación empresarial descansa sobre tres conceptos fundamentales: Organización, información y comunicación.
El concepto de Organización como sinónimo de empresa
Organización de una empresa: Se considera organización el proceso mediante el cual se logra coordinar el trabajo de grupos de funcionarios junto con los recursos y elementos necesarios para desarrollar eficazmente las actividades de una empresa.
Organización formal: Es la organización oficial en la que se establecen claramente objetivos, metas y relaciones donde cada grupo de empleados tienen establecidas sus funciones.
Organización: Es Seleccionar y agrupar sus actividades. Determinar a cada grupo funciones específicas. Asignar a cada grupo administradores que supervisen, coordinen y respondan por el trabajo. Cambiar e intercambiar las actividades de los grupos.
Si en la vida privada y personal es importante la comunicación, en una organización empresarial con unos objetivos muy definidos que es preciso conseguir y con muchos integrantes es algo fundamental. La comunicación siempre ha existido en la organización porque es la que permite que se entablen relaciones entre los individuos; debe poseer un lenguaje que la exprese y permita ser comprendida por los otros. Además de servir para la necesaria coordinación de actividades meramente profesionales y operativas, la comunicación en la empresa es necesaria para:
• Evitar el aislamiento del empleado, que puede experimentar a pesar de trabajar junto a muchos compañeros.
• Evitar el aislamiento que suele suponer la especialización y división del trabajador, que puede dar lugar a ignorar lo que otros hacen y a pensar que lo único importante es lo que uno realiza.
• Dar sentido a la propia tarea como un engranaje de una cadena en la que, todas las
piezas son imprescindibles y, por tanto, aumentar la motivación.
Para Koontz y Donell (1985)*(1) la comunicación en la organización, es la fuerza que une entre sí a las personas, a través de la cual pueden llegar a un punto de vista común y comprender y cooperar para lograr los objetivos y fines organizacionales. Por su parte Bernard (1970)*(2), contempla a la comunicación como el medio de enlazar a las personas en una organización, con el objeto de lograr un propósito común.
La necesidad de la empresa de comunicarse con los miembros de su organización y gestionar la información que circula de manera interna ha ido cobrando reconocimiento a lo largo de los años noventa. (Iglesias, 1998, Párr.1). Pinillos (1996)*(3) define la comunicación interna como el intercambio planificado de mensajes dentro y fuera de la organización. Para poder realizar este intercambio debe haber un fin, un motivo, y un plan que tendrá la empresa (plan de comunicación). Existe una necesidad de las empresas por comunicar. En el mercado actual ya no se vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende (se vende lo que el cliente demanda). En pocos años se ha ido elevando la comunicación interna a la categoría de función directiva, se le ha proporcionado ubicación en la empresa y se le ha asignado presupuesto y capital humano, en la medida en la que se han ido diversificando las funciones asignadas. (Degot 1988) *(4). La comunicación juega un papel fundamental en el desarrollo de cualquier interacción humana, máxime cuando su campo de acción se circunscribe a la actividad laboral, en donde es preciso que los mensajes sean leídos con un mínimo de distorsión para alcanzar un desempeño eficiente.
Los beneficios de contar con una buena comunicación interna son beneficios monetarios concretos para lograr un objetivo específico. Y son beneficios concretos porque sus riesgos son reales: una mala comunicación afecta el trabajo, se demoran, se duplican o se pierde calidad en las tareas, baja la productividad, hay desmotivación, incertidumbre. Perder eficiencia significa perder dinero. (Formanchuk, 2002) *(5). En términos generales, es el líder quien determina el clima de la organización e influye sobre las actitudes de los miembros de la empresa. Hace esto a través del tipo de comunicación que desarrolle con los empleados. Sin embargo, aunque los líderes de la organización tienen una responsabilidad primordial en la comunicación efectiva, también
Comparten esta responsabilidad todas las personas dentro de la organización, independientemente del nivel jerárquico en el que se encuentre. (Koontz y Donell, 1985) *(6). En la empresa el líder debe usar todos los medios a su alcance para comunicar la cultura deseada y conseguir una mejor calidad de vida laboral de todo el equipo. Los líderes de equipos de trabajo en empresas del siglo XXI, existen para asegurar que lo que el trabajador haga sea coherente con lo que quiere la empresa, la habilidad de comunicación, es la que le permitirá crear y producir valores y significados compartidos y provocar cierta reacción emocional en el grupo de colaboradores, y así se va a sentir parte del proyecto de la empresa. (Arrugo, 2001) *(7). Como líder, la comunicación que entable con sus seguidores debe de considerar tanto el mensaje que emite, como la retroalimentación de los seguidores. La comunicación no siempre fluye directamente del líder al seguidor, los ciclos de retroalimentación determinan si el mensaje emitido fue recibido e interpretado con exactitud. El líder exitoso cumple con dos metas en el proceso de comunicación: Influencia y eficacia. (Hersey, Blanchard y Jonson, 1998 pp.338,339) *(8). Las características del entorno actual en el que se desenvuelve la organización exigen una continua adaptabilidad, así como la flexibilidad suficiente para poder reducir los efectos del cambio y poder acrecentar el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el entorno. (Degot 1988) *(9). En los últimos años se ha ido multiplicando los objetivos y las responsabilidades atribuidas a la comunicación interna, a la par han ido cobrando reconocimiento y un lugar dentro del organigrama
BIBLIOGAFIA
HENRY NAVARRO MONTALVO, Psicólogo – Fotógrafo
*(1) Harold Koontz y Cyril O’Donnell (1985). *(2) Bernard Reuben Berelson (1970). *(3) Iglesias Federico, 1998, Párr.1. Pinillos (1996)
*(4) Vincent Degot 1988.
*(5) Alejandro Ezequiel Formanchuk, 2002.
*(6) Harold Koontz y Cyril O’Donnell, 1985.
*(7) Arrugo, M (2001). El fin de la comunicación interna. “A Trabajar”.
*(8) Paul Hersey, Kenneth Hartley Blanchard y Jonson D.E, 1998 pp.338, 339.
*(9) Vincent Degot 1988.
PRESENTADO POR:
JULIETH GUZMAN MUÑOZ
JEISON JIMENEZ RIPOLL
JULIAN MOGOLLON MOGOLLON
MIGUEL NORIEGA MARTNEZ
JORDY VARELA DONADO
DEFINICION DE ARCHIVO
Integrantes
Stefania Marín Buzón
Andrea Parejo Domínguez
Yimara Paola Baena Barrio
María Fernanda Romero Cantillo
Instituto Tecnológico De Soledad Atlántico
Procesos Empresariales
IV Cuatrimestre
DEFINICION DE ARCHIVO
Un archivo o fichero informático es una entidad lógica compuesta por una secuencia finita de bytes, almacenada en un sistema de archivos ubicada en la memoria secundaria de un ordenador. Los archivos son agrupados en directorios dentro del sistema de archivos y son identificados por un nombre de archivo. El nombre forma la identificación única en relación a los otros archivos en el mismo directorio.
Los archivos se utilizan cuando se desea almacenar datos de manera persistente, o para guardarlos en memoria secundaria con el fin de no utilizar memoria primaria, dado que esta última es normalmente más escasa que la anterior.
Dependiendo de cada sistema de archivos, los ficheros pueden tener atributos particulares como, por ejemplo, fecha de creación, fecha de última modificación, dueño y permisos de acceso.
CLASE DE ARCHIVO
• De Gestión.
• Centrales.
• Intermedios.
• Históricos.
Definiciones de clases de archivo
Archivos de gestión
En él se conservan los documentos que están en tramitación, en expedientes que permanecen abiertos, hasta un plazo máximo de 5 años. También se llama “archivo de oficina”, puesto que están Próximos a los organismos que los necesitan para su gestión. Pasado ese plazo, o bien cuando el Expediente está ya cerrado y el procedimiento terminado, pasan al archivo siguiente
Archivos centrales
Aquí están los expedientes definitivamente cerrados, pero que aún podrían consultarse en búsqueda De antecedentes o por parte de ciudadanos en busca de pruebas de sus derechos. En la Administración General del Estado, existe un Archivo Central en cada Departamento Ministerial. Aquí permanecen los documentos durante un periodo de diez años, pasados los cuales, se Transfieren al archivo siguiente.
Archivos intermedios
Aquí están los documentos cuyo valor de gestión ya es casi nulo y se van clasificando de cara a su interés histórico. En este archivo se hace el proceso de expurgo, es decir, de selección de aquellos archivos que merecen la pena conservar por su interés histórico, procediendo a la eliminación del resto. Esta función de archivos intermedios lo hacen el Archivo General de la Administración (Alcalá de Henares) para los documentos de la Administración Central, y los Archivos Histórico- Provinciales, para los documentos de las administraciones periféricas del Estado (Delegaciones de Gobierno, Direcciones Provinciales, etc.) Los archivos se conservarán por un periodo de diez a quince años. Los que sobrevivan al expurgo, pasarán al archivo siguiente.
Archivos históricos
Aquí van a parar aquellos documentos que se consideran de interés permanente para las futuras generaciones. Son documentos que, si se hace la cuenta anterior, se verá que tienen como mínimo, más de veinticinco años de antigüedad y están destinados a conservarse por tiempo indefinido. Los documentos del Archivo General de Alcalá van a parar al Archivo Histórico Nacional, de Madrid, que data de 1866. Pero no es el único. España conserva varias instituciones con riquísima documentación procedente de su historia, tales como los archivos de los distintos reinos de España, como:
• El Archivo de la Corona de Aragón (Barcelona).
• Archivo General de Si mancas (Valladolid), de la Corona de Castilla, creado en 1549.
Otros están relacionados con áreas especializadas, tales como:
• Archivo General de Indias (Sevilla), creado en 1785, para reunir la documentación relacionada con las actividades de América.
BIBLIOGRAFIA
http://www.google.com.
http://www.monografia.com
Enciclopedias
http://www.elrincondelvago.com
Stefania Marín Buzón
Andrea Parejo Domínguez
Yimara Paola Baena Barrio
María Fernanda Romero Cantillo
Instituto Tecnológico De Soledad Atlántico
Procesos Empresariales
IV Cuatrimestre
DEFINICION DE ARCHIVO
Un archivo o fichero informático es una entidad lógica compuesta por una secuencia finita de bytes, almacenada en un sistema de archivos ubicada en la memoria secundaria de un ordenador. Los archivos son agrupados en directorios dentro del sistema de archivos y son identificados por un nombre de archivo. El nombre forma la identificación única en relación a los otros archivos en el mismo directorio.
Los archivos se utilizan cuando se desea almacenar datos de manera persistente, o para guardarlos en memoria secundaria con el fin de no utilizar memoria primaria, dado que esta última es normalmente más escasa que la anterior.
Dependiendo de cada sistema de archivos, los ficheros pueden tener atributos particulares como, por ejemplo, fecha de creación, fecha de última modificación, dueño y permisos de acceso.
CLASE DE ARCHIVO
• De Gestión.
• Centrales.
• Intermedios.
• Históricos.
Definiciones de clases de archivo
Archivos de gestión
En él se conservan los documentos que están en tramitación, en expedientes que permanecen abiertos, hasta un plazo máximo de 5 años. También se llama “archivo de oficina”, puesto que están Próximos a los organismos que los necesitan para su gestión. Pasado ese plazo, o bien cuando el Expediente está ya cerrado y el procedimiento terminado, pasan al archivo siguiente
Archivos centrales
Aquí están los expedientes definitivamente cerrados, pero que aún podrían consultarse en búsqueda De antecedentes o por parte de ciudadanos en busca de pruebas de sus derechos. En la Administración General del Estado, existe un Archivo Central en cada Departamento Ministerial. Aquí permanecen los documentos durante un periodo de diez años, pasados los cuales, se Transfieren al archivo siguiente.
Archivos intermedios
Aquí están los documentos cuyo valor de gestión ya es casi nulo y se van clasificando de cara a su interés histórico. En este archivo se hace el proceso de expurgo, es decir, de selección de aquellos archivos que merecen la pena conservar por su interés histórico, procediendo a la eliminación del resto. Esta función de archivos intermedios lo hacen el Archivo General de la Administración (Alcalá de Henares) para los documentos de la Administración Central, y los Archivos Histórico- Provinciales, para los documentos de las administraciones periféricas del Estado (Delegaciones de Gobierno, Direcciones Provinciales, etc.) Los archivos se conservarán por un periodo de diez a quince años. Los que sobrevivan al expurgo, pasarán al archivo siguiente.
Archivos históricos
Aquí van a parar aquellos documentos que se consideran de interés permanente para las futuras generaciones. Son documentos que, si se hace la cuenta anterior, se verá que tienen como mínimo, más de veinticinco años de antigüedad y están destinados a conservarse por tiempo indefinido. Los documentos del Archivo General de Alcalá van a parar al Archivo Histórico Nacional, de Madrid, que data de 1866. Pero no es el único. España conserva varias instituciones con riquísima documentación procedente de su historia, tales como los archivos de los distintos reinos de España, como:
• El Archivo de la Corona de Aragón (Barcelona).
• Archivo General de Si mancas (Valladolid), de la Corona de Castilla, creado en 1549.
Otros están relacionados con áreas especializadas, tales como:
• Archivo General de Indias (Sevilla), creado en 1785, para reunir la documentación relacionada con las actividades de América.
BIBLIOGRAFIA
http://www.google.com.
http://www.monografia.com
Enciclopedias
http://www.elrincondelvago.com
Marco Teorico de la Administracion de Archivos
INSTITUTO TECNOLOGICO DE SOLEDAD ATLANTICO
MAYLA CAICEDO MARTINEZ
JAMPIER LICONA SALAS
DIVINA MIRANDA
PROCESOS EMPRESARIALES
Marco Teórico de Administración de Archivos.
Un archivo es un conjunto de información, que se encuentra almacenada o guardada en la memoria principal del computador, en el disco duro, en el disquete flexible o en los discos compactos (Cd-Rom).
Antes de que un archivo pueda leerse o escribirse en él, debe abrirse, momento en el cual se verifican los permisos. Estos archivos se abren especificando en el computador la ruta de acceso al archivo desde el directorio raíz, que es la unidad principal del disco del computador, este puede ser un disco duro o disco flexible. Entonces el sistema operativo visualiza el entorno al abrir un archivo.
Uno de los problemas mas frecuentes en el manejo de archivos son los deadlock, un deadlock es una situación no deseada de espera indefinida y se da cuando en un grupo de procesos, dos o más procesos de ese grupo esperan por llevar a cabo una tarea que será ejecutada por otro proceso del mismo grupo, entonces se produce el bloqueo. Los bloqueos se dan tanto en los sistemas operativos tradicionales como en los distribuidos, solo que en estos últimos es más difícil de prevenirlos, evitarlos e incluso detectarlos, y si se los logra detectar es muy complicado solucionarlos ya que la información se encuentra dispersa por todo el sistema.
Una vez que un deadlock se detecta, es obvio que el sistema está en problemas y lo único que resta por hacer es una de dos cosas: tener algún mecanismo de suspensión o reanudación que permita copiar todo el contexto de un proceso incluyendo valores de memoria y aspecto de los periféricos que esté usando para reanudarlo otro día, o simplemente eliminar un proceso o arrebatarle el recurso, causando para ese proceso la pérdida de datos y tiempo.
Seguridad de un Sistema Operativo.
En los sistemas operativos se requiere tener una buena seguridad informática, tanto del hardware, programas y datos, previamente haciendo un balance de los requerimientos y mecanismos necesarios. Con el fin de asegurar la integridad de la información contenida.
Dependiendo de los mecanismos utilizados y de su grado de efectividad, se puede hablar de sistemas seguros e inseguros. En primer lugar, deben imponerse ciertas características en el entorno donde se encuentra la instalación de los equipos, con el fin de impedir el acceso a personas no autorizadas, mantener un buen estado y uso del material y equipos, así como eliminar los riesgos de causas de fuerza mayor, que puedan destruir la instalación y la información contenida.
En la actualidad son muchas las violaciones que se producen en los sistemas informáticos, en general por acceso de personas no autorizadas que obtienen información confidencial pudiendo incluso manipularla. En ocasiones este tipo de incidencias resulta grave por la naturaleza de los datos; por ejemplo si se trata de datos bancarios, datos oficiales que puedan afectar a la seguridad de los estados, etc.
El software mal intencionado que se produce por diversas causas, es decir pequeños programas que poseen gran facilidad para reproducirse y ejecutarse, cuyos efectos son destructivos nos estamos refiriendo a los virus informáticos.
Para esto, se analizan cuestiones de seguridad desde dos perspectivas diferentes la seguridad externa y la seguridad interna.
Todos los mecanismos dirigidos a asegurar el sistema informático sin que el propio sistema intervenga en el mismo se engloban en lo que podemos denominar seguridad externa.
La seguridad externa puede dividirse en dos grandes grupos:
Seguridad física. Engloba aquellos mecanismos que impiden a los agentes físicos la destrucción de la información existente en el sistema; entre ellos podemos citar el fuego, el humo, inundaciones descargas eléctricas, campos magnéticos, acceso físico de personas con no muy buena intención, entre otros.
Seguridad de administración. Engloba los mecanismos más usuales para impedir el acceso lógico de personas físicas al sistema.
Todos los mecanismos dirigidos a asegurar el sistema informático, siendo el propio sistema el que controla dichos mecanismos, se engloban en lo que podemos denominar seguridad interna.
En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.
Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V, Artículos 21 al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales.
FUENTE: www.monografias.com
MAYLA CAICEDO MARTINEZ
JAMPIER LICONA SALAS
DIVINA MIRANDA
PROCESOS EMPRESARIALES
Marco Teórico de Administración de Archivos.
Un archivo es un conjunto de información, que se encuentra almacenada o guardada en la memoria principal del computador, en el disco duro, en el disquete flexible o en los discos compactos (Cd-Rom).
Antes de que un archivo pueda leerse o escribirse en él, debe abrirse, momento en el cual se verifican los permisos. Estos archivos se abren especificando en el computador la ruta de acceso al archivo desde el directorio raíz, que es la unidad principal del disco del computador, este puede ser un disco duro o disco flexible. Entonces el sistema operativo visualiza el entorno al abrir un archivo.
Uno de los problemas mas frecuentes en el manejo de archivos son los deadlock, un deadlock es una situación no deseada de espera indefinida y se da cuando en un grupo de procesos, dos o más procesos de ese grupo esperan por llevar a cabo una tarea que será ejecutada por otro proceso del mismo grupo, entonces se produce el bloqueo. Los bloqueos se dan tanto en los sistemas operativos tradicionales como en los distribuidos, solo que en estos últimos es más difícil de prevenirlos, evitarlos e incluso detectarlos, y si se los logra detectar es muy complicado solucionarlos ya que la información se encuentra dispersa por todo el sistema.
Una vez que un deadlock se detecta, es obvio que el sistema está en problemas y lo único que resta por hacer es una de dos cosas: tener algún mecanismo de suspensión o reanudación que permita copiar todo el contexto de un proceso incluyendo valores de memoria y aspecto de los periféricos que esté usando para reanudarlo otro día, o simplemente eliminar un proceso o arrebatarle el recurso, causando para ese proceso la pérdida de datos y tiempo.
Seguridad de un Sistema Operativo.
En los sistemas operativos se requiere tener una buena seguridad informática, tanto del hardware, programas y datos, previamente haciendo un balance de los requerimientos y mecanismos necesarios. Con el fin de asegurar la integridad de la información contenida.
Dependiendo de los mecanismos utilizados y de su grado de efectividad, se puede hablar de sistemas seguros e inseguros. En primer lugar, deben imponerse ciertas características en el entorno donde se encuentra la instalación de los equipos, con el fin de impedir el acceso a personas no autorizadas, mantener un buen estado y uso del material y equipos, así como eliminar los riesgos de causas de fuerza mayor, que puedan destruir la instalación y la información contenida.
En la actualidad son muchas las violaciones que se producen en los sistemas informáticos, en general por acceso de personas no autorizadas que obtienen información confidencial pudiendo incluso manipularla. En ocasiones este tipo de incidencias resulta grave por la naturaleza de los datos; por ejemplo si se trata de datos bancarios, datos oficiales que puedan afectar a la seguridad de los estados, etc.
El software mal intencionado que se produce por diversas causas, es decir pequeños programas que poseen gran facilidad para reproducirse y ejecutarse, cuyos efectos son destructivos nos estamos refiriendo a los virus informáticos.
Para esto, se analizan cuestiones de seguridad desde dos perspectivas diferentes la seguridad externa y la seguridad interna.
Todos los mecanismos dirigidos a asegurar el sistema informático sin que el propio sistema intervenga en el mismo se engloban en lo que podemos denominar seguridad externa.
La seguridad externa puede dividirse en dos grandes grupos:
Seguridad física. Engloba aquellos mecanismos que impiden a los agentes físicos la destrucción de la información existente en el sistema; entre ellos podemos citar el fuego, el humo, inundaciones descargas eléctricas, campos magnéticos, acceso físico de personas con no muy buena intención, entre otros.
Seguridad de administración. Engloba los mecanismos más usuales para impedir el acceso lógico de personas físicas al sistema.
Todos los mecanismos dirigidos a asegurar el sistema informático, siendo el propio sistema el que controla dichos mecanismos, se engloban en lo que podemos denominar seguridad interna.
En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.
Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V, Artículos 21 al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales.
FUENTE: www.monografias.com
ADMINISTRACION DE ARCHIVO
INTEGRANTES
ANDREA SUAREZ MARTINEZ
Instituto Tecnológico De Soledad Atlántico
Procesos Empresariales
III Cuatrimestre
JUSTIFICACION DE LA ADMINISTACION DE ARCHIVO
El presente trabajo parte de la importancia de la formación de la identidad personal dentro de una zona laboral como lo es la Administración de archivo.
Para conocer las técnicas adecuadas para la administración de archivo e ir desarrollando de manera satisfactoria cada uno de los pasos a alcanzar, El objetivo de gran importancia que presenta este trabajo es tener en cuenta la calidad y organización de archivos de la entidad a desarrollar el proceso de elaboración de archivos.
Se va a desarrollar porque es importante tener en cuenta la Administración de archivo como un elemento fundamental que hace parte de cualquier entidad en la cual se valla a llevar a cabo.
Buscamos de esta manera ser objetivos en que cada una de las personas que se encuentran laborando en una empresa logre saber como llevar una buena documentación, como realizar un archivo es decir en orden alfabético, numérico entre otras.
Mostraremos puntos característicos de la ADMINISTRACION DE ARCHIVO, dentro de una sociedad es muy importante tenerlos en cuenta ya que llevamos un orden con todo lo correspondiente a información, documentos significativos dentro de una empresa o compañía.
Se debe tener experiencia para poder laborar en este campo ya que si se comete un error seria de manera desafortunada dentro de nuestra entidad.
De esta forma se deben tener conceptos claros y específicos del tema, para alcanzar excelentes resultados en el área.
Conocer las técnicas de oficina adecuadas para la administración de archivo e ir desarrollando de manera satisfactoria cada uno de los pasos a alcanzar.
A partir de los conceptos de organización y administración, adquiridos por los trabajadores de una compañía, se tratará de profundizar en la gestión de documentos como el procedimiento fundamental para cumplir con las funciones de selección y descripción documental. Asimismo es importante que la persona encargada de la archivología comprenda que la información contenida en los documentos debe ser de fácil acceso al usuario.
Este servicio está dirigido primordialmente a la preservación de archivos vitales y a la Seguridad de archivos cuyo contenido así lo amerite. La preservación generalmente aplica a archivos de retención permanente y temporal de largo plazo.
La seguridad normalmente abarca archivos indispensables para la entidad, tales como documentos que reflejen las deducciones y salarios de la fuerza laboral, que se requieren para asegurar la continuidad de las operaciones.
Los beneficios adicionales que se derivan del uso de archivos incluyen el ahorro de las oficinas y un acceso relativamente más rápido.
En conclusión, la decisión de utilizar los servicios de microfilmación dependerá de las Necesidades y prioridades de la unidad, la naturaleza de la información contenida en sus archivos, y los resultados del estudio solicitado al personal especializado en Administración de archivos.
Debemos tener en cuenta que existen 2 (Dos) tipos de Archivos que son:
Según el grado o frecuencia de utilización:
Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
Según el lugar de emplazamiento:
Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.
A propósito de este último aspecto, cabe señalar que la experiencia reúne una serie de puntos a su favor que la convierten en atractiva y accesible al personal Con la debida motivación, conecta de lleno con los centros de interés de cualquier entidad como lo son:
Catálogos.
Manual de usuario.
Partiendo del principio, donde tenemos un catálogo determinado, lo primero que se hace es el rellenado de la hoja de control, de acuerdo a los datos que necesitamos para un perfecto archivado.
Esta hoja de control es igual a la que describimos en el siguiente año, y de la cual tenemos un ejemplo.
Una vez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los demás catálogos en una carpeta o sobre para tal uso.
Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina Técnica.
Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que tengamos un fácil acceso al archivo para poder maniobrar allí tantas veces como sea necesario.
Una vez tengamos la "hoja de control", se archiva el catálogo por orden alfabético del fabricante. (Otra forma podría ser por el nombre del elemento,
Pero en nuestro ~ es como se ha definido en primer lugar, o sea, por el fabricante).
Posteriormente se coloca el catálogo en su carpeta correspondiente, según sea su nombre y se coloca en el lugar que alfabéticamente ocupa para luego poderlo usar cuando se necesite.
Los catálogos así archivados son los del tipo "monográficos", y "hojas informativas". Los que son denominados como catálogos generales, se colocan en un archivador específico donde se colocarán todos los que entren en esta categoría.
En el caso real de nuestra oficina Técnica, los archivadores para los catálogos
Monográficos y las hojas informativas son los A-9, A-8 y A-12, siendo para los catálogos generales el archivador A-7-Una vez que se tengan todos los catálogos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los catálogos.
Para la consecución de dichos objetivos se llevara a cabo se llevarán a cabo las anteriores estrategias para una adecuada administración de archiv
BIBLIOGRAFIA
www.google.com
www.normasicontec.com
www.wikipedia.com
www.monografias.com
Diccionario enciclopédico Encarta, 2007
ANDREA SUAREZ MARTINEZ
Instituto Tecnológico De Soledad Atlántico
Procesos Empresariales
III Cuatrimestre
JUSTIFICACION DE LA ADMINISTACION DE ARCHIVO
El presente trabajo parte de la importancia de la formación de la identidad personal dentro de una zona laboral como lo es la Administración de archivo.
Para conocer las técnicas adecuadas para la administración de archivo e ir desarrollando de manera satisfactoria cada uno de los pasos a alcanzar, El objetivo de gran importancia que presenta este trabajo es tener en cuenta la calidad y organización de archivos de la entidad a desarrollar el proceso de elaboración de archivos.
Se va a desarrollar porque es importante tener en cuenta la Administración de archivo como un elemento fundamental que hace parte de cualquier entidad en la cual se valla a llevar a cabo.
Buscamos de esta manera ser objetivos en que cada una de las personas que se encuentran laborando en una empresa logre saber como llevar una buena documentación, como realizar un archivo es decir en orden alfabético, numérico entre otras.
Mostraremos puntos característicos de la ADMINISTRACION DE ARCHIVO, dentro de una sociedad es muy importante tenerlos en cuenta ya que llevamos un orden con todo lo correspondiente a información, documentos significativos dentro de una empresa o compañía.
Se debe tener experiencia para poder laborar en este campo ya que si se comete un error seria de manera desafortunada dentro de nuestra entidad.
De esta forma se deben tener conceptos claros y específicos del tema, para alcanzar excelentes resultados en el área.
Conocer las técnicas de oficina adecuadas para la administración de archivo e ir desarrollando de manera satisfactoria cada uno de los pasos a alcanzar.
A partir de los conceptos de organización y administración, adquiridos por los trabajadores de una compañía, se tratará de profundizar en la gestión de documentos como el procedimiento fundamental para cumplir con las funciones de selección y descripción documental. Asimismo es importante que la persona encargada de la archivología comprenda que la información contenida en los documentos debe ser de fácil acceso al usuario.
Este servicio está dirigido primordialmente a la preservación de archivos vitales y a la Seguridad de archivos cuyo contenido así lo amerite. La preservación generalmente aplica a archivos de retención permanente y temporal de largo plazo.
La seguridad normalmente abarca archivos indispensables para la entidad, tales como documentos que reflejen las deducciones y salarios de la fuerza laboral, que se requieren para asegurar la continuidad de las operaciones.
Los beneficios adicionales que se derivan del uso de archivos incluyen el ahorro de las oficinas y un acceso relativamente más rápido.
En conclusión, la decisión de utilizar los servicios de microfilmación dependerá de las Necesidades y prioridades de la unidad, la naturaleza de la información contenida en sus archivos, y los resultados del estudio solicitado al personal especializado en Administración de archivos.
Debemos tener en cuenta que existen 2 (Dos) tipos de Archivos que son:
Según el grado o frecuencia de utilización:
Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
Según el lugar de emplazamiento:
Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.
A propósito de este último aspecto, cabe señalar que la experiencia reúne una serie de puntos a su favor que la convierten en atractiva y accesible al personal Con la debida motivación, conecta de lleno con los centros de interés de cualquier entidad como lo son:
Catálogos.
Manual de usuario.
Partiendo del principio, donde tenemos un catálogo determinado, lo primero que se hace es el rellenado de la hoja de control, de acuerdo a los datos que necesitamos para un perfecto archivado.
Esta hoja de control es igual a la que describimos en el siguiente año, y de la cual tenemos un ejemplo.
Una vez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los demás catálogos en una carpeta o sobre para tal uso.
Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina Técnica.
Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que tengamos un fácil acceso al archivo para poder maniobrar allí tantas veces como sea necesario.
Una vez tengamos la "hoja de control", se archiva el catálogo por orden alfabético del fabricante. (Otra forma podría ser por el nombre del elemento,
Pero en nuestro ~ es como se ha definido en primer lugar, o sea, por el fabricante).
Posteriormente se coloca el catálogo en su carpeta correspondiente, según sea su nombre y se coloca en el lugar que alfabéticamente ocupa para luego poderlo usar cuando se necesite.
Los catálogos así archivados son los del tipo "monográficos", y "hojas informativas". Los que son denominados como catálogos generales, se colocan en un archivador específico donde se colocarán todos los que entren en esta categoría.
En el caso real de nuestra oficina Técnica, los archivadores para los catálogos
Monográficos y las hojas informativas son los A-9, A-8 y A-12, siendo para los catálogos generales el archivador A-7-Una vez que se tengan todos los catálogos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los catálogos.
Para la consecución de dichos objetivos se llevara a cabo se llevarán a cabo las anteriores estrategias para una adecuada administración de archiv
BIBLIOGRAFIA
www.google.com
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www.wikipedia.com
www.monografias.com
Diccionario enciclopédico Encarta, 2007
jueves, 12 de agosto de 2010
introduccion a la administracion de documento
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
TÉCNICAS DE OFICINA
ÁVILA MIGUEL ÁNGEL
GALVIS LISETH
GÓMEZ ÓSCAR
NORIEGA BRYAN
SUAREZ NINETHE
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO-ITSA
ESCUELA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN IV
2010
INTRODUCCION
La administración de Documentos nacidos de gestión, de la información que portan y de los Archivos que los atesoran y sirven es una ciencia que, en el s XXI, pretende asumir tres compromisos con la sociedad democrática donde se desenvuelve, a saber: reforzar las Instituciones estatales y privadas, defender los derechos de cada ciudadano o habitante de una comunidad, promover el establecimiento de atribuciones y obligaciones en el manejo de documentos e información administrativos y jurídicos, para atacar la anomia, la sensación de impunidad y la ausencia de parámetros de comportamiento .
La ciencia con este nombre es una renovada formulación de la ciencia archivística o archivología.
A continuación veremos que la administración de documentos y archivos Es el nuevo nombre que fue propuesto para la ciencia archivistica o Archivología, en el 5º Congreso de Archivología del MERCOSUR, en Córdoba, agosto de 2003.
El nombre y el concepto de la archivistica nacieron mirando a los Archivos Históricos, por la situación coyuntural de la cultura que incluía el surgimiento de las nacionalidades en Europa. En el siglo XXI, lo que intentamos es prestar en plenitud el servicio de los documentos mientras están vigentes, antes de entrar a la guarda permanente. De ahí, lo de documento de gestión en lugar de documento de archivo. Acentuamos la realidad: el valor histórico de los documentos es una feliz consecuencia del servicio administrativo, no su causa.
Una brevísima justificación del cambio de perspectiva. En la edad media, una persona podía pasar la vida habiendo producido uno o dos documentos. Luego de la segunda guerra mundial, se habló de explosión documental, ahora, literalmente vivimos inmersos y dependiente de ellos, como dependemos de la electricidad. Nos condicionan, pero sin ellos nos sentimos fuera del mundo. Pensemos: Los tickets del supermercado, los comprobantes de pago de impuestos y tasas, los antecedentes escolares y académicos (asistencia a Congresos y Seminarios.), la historia clínica, los registros de propiedad inmueble y mueble, los expedientes de tramitación con el Estado, etc.
También nos explica que hacer con los documentos que constituían la parte visible de la profesión archivística, el s XXI superpone la política archivistica.
La política propone objetivos y aplica –o crea- recursos para cumplirlos al servicio, en nuestro caso, la sociedad democrática a todos los niveles: Internacional, Nacional, Provincial, Municipal y barrial
Mostremos algunos objetivos alcanzables mediante la política de la administración de Documentos de gestión
- Salvaguardar los derechos del Estado y de cada ciudadano
- Brindar transparencia democrática a los actos de gobierno
- Apoyar el desarrollo nacional mediante recursos documentales
- Ofrecer una sistemática red de Manuales de Procedimiento que establezca una burocracia de orden y cumplimiento en todo el proceso documental
- Racionalizar la producción y utilización de recursos documentales
- Acopiar y brindar información confiable y temprana para resolver problemas
- Utilizar al máximo el recurso informático para todos, sobre todo, los débiles
- Poner a disposición de la comunidad la imagen de su memoria e identidad
Los archiveros han sido desde siempre encargados de recibir, procesar y servir los documentos administrativos y jurídicos. El s XX añadió la cláusula “desde su producción”. Era una tarea relativamente pasiva en el sentido de que no intervenía en las normas de tramitación (requisitos y burocracia) ni en la reglamentación de la circulación de la información. El servicio respondía principalmente a la solicitud del usuario.
La gestión y circulación de documentos e información no puede seguir fluyendo y avanzando al azar, sin objetivos generales y particulares, sin responsables punibles, tal cual sucede con el clima y sus veleidades.
Los Administradores de Documentos, información y Archivos debemos ponernos una meta: La creación de una rama del Derecho: el Derecho Documental, así como existe el Derecho Comercial, el Impositivo y otros y nosotros ocuparemos un lugar central, como los Contadores en el Comercial Esta propuesta es multiesencial. Nosotros seremos los promotores y convocantes.
Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar.
El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.
TÉCNICAS DE OFICINA
ÁVILA MIGUEL ÁNGEL
GALVIS LISETH
GÓMEZ ÓSCAR
NORIEGA BRYAN
SUAREZ NINETHE
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO-ITSA
ESCUELA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN IV
2010
INTRODUCCION
La administración de Documentos nacidos de gestión, de la información que portan y de los Archivos que los atesoran y sirven es una ciencia que, en el s XXI, pretende asumir tres compromisos con la sociedad democrática donde se desenvuelve, a saber: reforzar las Instituciones estatales y privadas, defender los derechos de cada ciudadano o habitante de una comunidad, promover el establecimiento de atribuciones y obligaciones en el manejo de documentos e información administrativos y jurídicos, para atacar la anomia, la sensación de impunidad y la ausencia de parámetros de comportamiento .
La ciencia con este nombre es una renovada formulación de la ciencia archivística o archivología.
A continuación veremos que la administración de documentos y archivos Es el nuevo nombre que fue propuesto para la ciencia archivistica o Archivología, en el 5º Congreso de Archivología del MERCOSUR, en Córdoba, agosto de 2003.
El nombre y el concepto de la archivistica nacieron mirando a los Archivos Históricos, por la situación coyuntural de la cultura que incluía el surgimiento de las nacionalidades en Europa. En el siglo XXI, lo que intentamos es prestar en plenitud el servicio de los documentos mientras están vigentes, antes de entrar a la guarda permanente. De ahí, lo de documento de gestión en lugar de documento de archivo. Acentuamos la realidad: el valor histórico de los documentos es una feliz consecuencia del servicio administrativo, no su causa.
Una brevísima justificación del cambio de perspectiva. En la edad media, una persona podía pasar la vida habiendo producido uno o dos documentos. Luego de la segunda guerra mundial, se habló de explosión documental, ahora, literalmente vivimos inmersos y dependiente de ellos, como dependemos de la electricidad. Nos condicionan, pero sin ellos nos sentimos fuera del mundo. Pensemos: Los tickets del supermercado, los comprobantes de pago de impuestos y tasas, los antecedentes escolares y académicos (asistencia a Congresos y Seminarios.), la historia clínica, los registros de propiedad inmueble y mueble, los expedientes de tramitación con el Estado, etc.
También nos explica que hacer con los documentos que constituían la parte visible de la profesión archivística, el s XXI superpone la política archivistica.
La política propone objetivos y aplica –o crea- recursos para cumplirlos al servicio, en nuestro caso, la sociedad democrática a todos los niveles: Internacional, Nacional, Provincial, Municipal y barrial
Mostremos algunos objetivos alcanzables mediante la política de la administración de Documentos de gestión
- Salvaguardar los derechos del Estado y de cada ciudadano
- Brindar transparencia democrática a los actos de gobierno
- Apoyar el desarrollo nacional mediante recursos documentales
- Ofrecer una sistemática red de Manuales de Procedimiento que establezca una burocracia de orden y cumplimiento en todo el proceso documental
- Racionalizar la producción y utilización de recursos documentales
- Acopiar y brindar información confiable y temprana para resolver problemas
- Utilizar al máximo el recurso informático para todos, sobre todo, los débiles
- Poner a disposición de la comunidad la imagen de su memoria e identidad
Los archiveros han sido desde siempre encargados de recibir, procesar y servir los documentos administrativos y jurídicos. El s XX añadió la cláusula “desde su producción”. Era una tarea relativamente pasiva en el sentido de que no intervenía en las normas de tramitación (requisitos y burocracia) ni en la reglamentación de la circulación de la información. El servicio respondía principalmente a la solicitud del usuario.
La gestión y circulación de documentos e información no puede seguir fluyendo y avanzando al azar, sin objetivos generales y particulares, sin responsables punibles, tal cual sucede con el clima y sus veleidades.
Los Administradores de Documentos, información y Archivos debemos ponernos una meta: La creación de una rama del Derecho: el Derecho Documental, así como existe el Derecho Comercial, el Impositivo y otros y nosotros ocuparemos un lugar central, como los Contadores en el Comercial Esta propuesta es multiesencial. Nosotros seremos los promotores y convocantes.
Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar.
El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.
organizacion de archivos y documentos
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
HEIDY GUERRERO SEPULVEDA
DANIA GUETE BARRIOS
ELIANA AREVALO MOLINA
INSTITUTO TECNILÒGICO DE SOLEDAD ATLANTICO-ITSA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SOLEDAD
2010
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
HEIDY GUERRERO SEPULVEDA
DANIA GUETE BARRIOS
ELIANA AREVALO MOLINA
Trabajo presentado para optar una nota parcial en la Asignatura de TECNICAS DE OFICINAS, a la profesora MIRTA ZABALETA MUÑOZ
INSTITUTO TECNILÒGICO DE SOLEDAD ATLANTICO-ITSA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SOLEDAD
2010
INTRODUCCION
Un archivo es un conjunto de información homogénea. Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y conservados como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
Se entiende por Archivo de Gestión como el sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia. La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión en cada dependencia es una responsabilidad compartida entre el o los responsables del archivo y el jefe de la dependencia.
El archivo de oficina está compuesto por los documentos que se producen como resultado de la ejecución de las funciones propias de la dependencia. La organización documental de Archivos de Gestión consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y subserie documental a la que pertenece, la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se han producido.
Cuadro de Clasificación Documental - CDD
Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una organización y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo. No debe ser elaborado demostrativamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental correspondiente.
Los objetivos del archivo se puede expresar como:
• Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
• Tener acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
• Guardar la documentación el tiempo que sea útil.
• Establecer un archivo organizado de forma sistemática, de toda la documentación empleada y necesaria.
• Tener un sistema eficaz de reproducción de documentos.
• Archivar en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.
La organización de los archivos de oficina se basa en tres principios:
• Ser reflejo de las actuaciones de la UCA y de la unidad responsable del archivo de gestión u oficina.
• Reproducir el orden original de la creación de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
• Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo.
SISTEMAS DE CLASIFICACION
Los más utilizados son:
Sistema Alfabético: se ordena según una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento. Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así sucesivamente. Este sistema no necesita de registro auxiliar para su localización.
En caso de originarse algina clase de problemas en este sistema, se hace necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombre compuesto, abreviatura, etc.
Sistema alfa- numérico: En este se combina el sistema numérico y el alfabético. Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, puede tener una relación correlativamente secundaria de acuerdo a la fecha de entrada. Es un sistema fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los documentos.
ORGANIZACIÓN SEGÚN EL TIPO DE ARCHIVO
Organización de archivo secuencial
Registros almacenados de forma contigua. Es usada en soportes de acceso secuencial. Un archivo organizado secuencialmente es el formado por una sucesión de registro relacionados de manera que su acceso está determinado por su ordenamiento. Los archivos secuenciales operan de la misma forma como la cola larga, el primer registro (físico) es el primer registro escrito.
Ventajas: La principal ventaja de la organización secuencial es la capacidad para acceder rápidamente al siguiente registro. Útil cuando se debe acceder a mayor parte de registros, fácil de usar, usa bien el espacio, barata.
Desventajas: Falta de flexibilidad, velocidad de acceso, no adecuada para procesos en tiempo real.
Secuencial Encadenada
Los registros almacenan su información y un puntero hacia al siguiente registro.
Ventaja: Flexibilidad.
Desventaja: para acceder a un registro hay que recorrer los demás.
Secuencial Indexada
Compuesto por zona de registro (todos los del archivo ordenados por una llave) y zona de índices (registros que poseen solo llave y número de registro). Indexación: Es una forma de organizar datos de almacenamiento secundario. Tiene como objetivo fundamental organizar de manera efectiva una colección de registros para facilitar y agilizar su acceso.
Índice: Es un recurso para encontrar información. El índice contiene una lista de temas (llaves) y números de páginas donde encontraremos esos temas (campos de referencia).
ORGANIZACIÓN DE UN SECUENCIAL INDEXADO
• El tipo de sus registros contiene un campo clave identificador.
• Los registros están situados en un soporte direccionable por el orden de los valores indicados por la clave.
• Existe un índice con cada una de las posiciones direccionables que almacena la dirección de la posición y el valor de la clave, es decir, en el índice encontramos la clave del último registro y la dirección de acceso al primer registro bloque.
AREAS DE UN SECUNCIAL INDEXADO
• Área de Datos: contiene registros en forma secuencial, está organizado en secuenciales de claves sin dejar huecos intercalados.
• Área de Índice: Los niveles de índice están contenidos en una tabla, si existieran varios índices enlazados se denomina nivel de indexación.
• Área de Desbordamiento o Excedentes: Esta área es utilizada para realizar actualizaciones si ello es necesario.
Ventajas: Permite acceso directo a registros en algunos casos y el secuencial en otros.
Desventaja: No se puede introducir nuevos registros sin tener que reorganizar.
Directo
Cada registro se sitúa en una posición de memoria que se calcula aplicando una fórmula o algoritmo matemático. Cuando en un archivo el orden físico no se corresponde con el orden lógico decimos que está organizado de un modo directo. Los datos se sitúan en el archivo y se acceden a ellos directamente mediante su posición. Las condiciones para que un archivo sea de organización directa son las siguientes:
• Almacenamiento en un soporte direccionable.
• Cada registro debe contener un campo clave.
• Debe haber correspondencia entre los posibles valores de la clave y las direcciones existentes en el soporte.
• Conocer el número el número de registros que van a almacenar.
Ventajas: Flexibilidad y rapidez de consulta.
Desventajas: Mal aprovechamiento del espacio, es necesario usar soportes de acceso directo, planificación previa.
PROBLEMAS CON USO DE ARCHIVOS
• Actualización de Información: Costosa cuando está duplicada en varios archivos (Inconsistencia).
• Redundancia: El mismo dato almacenado en varios sitios.
• Dependencia con los programas.
• Confidencialidad y seguridad.
Nivel Básico de Organización del Archivo
1. En cada puesto de trabajo estarán los expedientes en tramitación, individualizados en carpetillas (de las habituales de colores o de las grises con anagrama de la UCA) que agrupan a todos los documentos del expediente, y en cuya solapa debe figurar los siguientes datos que lo identifiquen:
Serie documental: Expedientes personales administrativos del Personal de Administración y Servicio
Expediente (asunto): Eduardo Vega Torres
2. En la portada de cada carpetilla se señalará: nombre de la oficina, título de la serie, fechas de inicio del expediente (la fecha de inicio de un expediente es la fecha de recepción de la solicitud, instancia, etc. en el Registro) y fecha de finalización, resumen del asunto, dígitos del cuadro de clasificación (si se conoce), relación de contenido (al menos de los documentos esenciales, con breve descripción de cada documento, fechas y nº de orden dentro del expediente).
Esta organización, que lleva pocos minutos a las oficinas tiene efectos muy positivos:
• Permite buscar un documento no dentro del expediente sino en la relación de contenido señalada en la carpeta.
• Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta.
• Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen los documentos que contiene y el estado de tramitación del expediente.
• Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados.
3. A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el curso de las diligencias o trámite.
4. En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será cronológica ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente. Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que son de fecha anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ej.: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de notas, méritos, etc. -documentación que acompaña-).
5. Los expedientes dentro de su serie se ordenarán de forma alfabética por nombres de personas u organismos (ej.: expedientes personales, expedientes académicos de alumnos), alfabética por asuntos o materias (ej.: expedientes de plazas de concursos, informes), cronológica (ej.: nóminas), numérica por código del expediente o por la combinación de las formas de ordenación citadas.
6. Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotará el organismo productor, título de la serie, años, expedientes que contienen y el número de orden de las cajas.
7. Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos, con indicación del nº de la caja y el nº de orden del expediente dentro de ella. Ello supone la ventaja de:
• Disponer de un sistema de información de la documentación producida.
• Facilidad de acceso a la documentación por múltiples campos de recuperación.
Facilidad de reposición de la documentación extraída del expediente. La devolución a su orden original es algo simple y rutinario.
La mejor eliminación documental es la no creación de documentos innecesarios. Hay que racionalizar la producción documental aplicando criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos.
Deben eliminarse en los archivos de oficina o gestión, y nunca deben pasar al Archivo General:
• La documentación de apoyo informativo, que se ha usado para la resolución de un expediente pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.)
• Copias de textos bibliográficos
• Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ej. encuestas, cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos recoge)
• Documentos duplicados (fotocopias)
Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas. Éstos sólo los deben conservar y remitir al Archivo General la unidad productora, mientras las receptoras las conservarán el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina (ej.: comunicaciones del Área de Personal, Presupuestos de la UCA, etc.).
Recomendaciones Prácticas
1. Casi todos los documentos forman parte de un expediente. Se entiende por expediente administrativo un conjunto ordenado de documentos generados por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.
2. Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie. Se entiende por serie al conjunto de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultados de una misma gestión, actividad o procedimiento.
3. Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada acta, para cada petición de traslado, para cada convocatoria de oposiciones).
4. Determine el título oficial del expediente y de la serie, que suelen estar establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc. Las series deben identificarse por el tipo de información que contienen, y una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
5. No use como títulos de series denominaciones como oficios, expedientes generales, varios, etc.
6. Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
7. Debe evitarse la desmembración y dispersión de los expedientes y la creación de falsas series documentales.
8. Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.
9. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado.
10. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
11. Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación.
12. No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización de los archivos.
La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia. Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que muchos documentos pasarán a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado por registro. Las que no formen parte de expedientes, de forma excepcional, se organizarán como serie “correspondencia”.
La correspondencia, como norma general, no se archiva por “entrada” y “salidas” ya que rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso. Cada documento se une a su respuesta, archivando el conjunto por orden cronológico de salida, lo que no impide que su control mediante el Registro se lleve de forma paralela y diferenciada (registro de entrada y registro de salida).
CONCLUSION
A manera de conclusión para organizar un archivo o documento hay que tener en cuenta aspectos como el orden alfabético en el cual se va a organizar, su clasificación. El archivo es uno de los servicios más visibles por parte del usuario ya que provee una visión lógica de la información almacenada. El usuario quiere acceso rápido, garantía de no corrupción de la información en los archivos, seguridad en los accesos a los archivos y formas de acceder o recuperar la información desde los archivos.
BIBLIOGRAFIA
http://www2.uca.es/orgobierno/secretaria/archivo/archivosgestion.htm
http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion-archivos.shtml
http://www.bioingenieria.edu.ar/acadenia
http://www.javeriana.edu.co
http://www.unisalle.edu.co
http://www.alumnitosfisiunmsm.files.wordpress.com
Unidad Administrativa – Archivo, Ana María Trujillo Páez
HEIDY GUERRERO SEPULVEDA
DANIA GUETE BARRIOS
ELIANA AREVALO MOLINA
INSTITUTO TECNILÒGICO DE SOLEDAD ATLANTICO-ITSA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SOLEDAD
2010
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
HEIDY GUERRERO SEPULVEDA
DANIA GUETE BARRIOS
ELIANA AREVALO MOLINA
Trabajo presentado para optar una nota parcial en la Asignatura de TECNICAS DE OFICINAS, a la profesora MIRTA ZABALETA MUÑOZ
INSTITUTO TECNILÒGICO DE SOLEDAD ATLANTICO-ITSA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SOLEDAD
2010
INTRODUCCION
Un archivo es un conjunto de información homogénea. Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y conservados como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
Se entiende por Archivo de Gestión como el sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia. La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión en cada dependencia es una responsabilidad compartida entre el o los responsables del archivo y el jefe de la dependencia.
El archivo de oficina está compuesto por los documentos que se producen como resultado de la ejecución de las funciones propias de la dependencia. La organización documental de Archivos de Gestión consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y subserie documental a la que pertenece, la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se han producido.
Cuadro de Clasificación Documental - CDD
Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una organización y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo. No debe ser elaborado demostrativamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental correspondiente.
Los objetivos del archivo se puede expresar como:
• Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
• Tener acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
• Guardar la documentación el tiempo que sea útil.
• Establecer un archivo organizado de forma sistemática, de toda la documentación empleada y necesaria.
• Tener un sistema eficaz de reproducción de documentos.
• Archivar en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.
La organización de los archivos de oficina se basa en tres principios:
• Ser reflejo de las actuaciones de la UCA y de la unidad responsable del archivo de gestión u oficina.
• Reproducir el orden original de la creación de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
• Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo.
SISTEMAS DE CLASIFICACION
Los más utilizados son:
Sistema Alfabético: se ordena según una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento. Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así sucesivamente. Este sistema no necesita de registro auxiliar para su localización.
En caso de originarse algina clase de problemas en este sistema, se hace necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombre compuesto, abreviatura, etc.
Sistema alfa- numérico: En este se combina el sistema numérico y el alfabético. Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, puede tener una relación correlativamente secundaria de acuerdo a la fecha de entrada. Es un sistema fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los documentos.
ORGANIZACIÓN SEGÚN EL TIPO DE ARCHIVO
Organización de archivo secuencial
Registros almacenados de forma contigua. Es usada en soportes de acceso secuencial. Un archivo organizado secuencialmente es el formado por una sucesión de registro relacionados de manera que su acceso está determinado por su ordenamiento. Los archivos secuenciales operan de la misma forma como la cola larga, el primer registro (físico) es el primer registro escrito.
Ventajas: La principal ventaja de la organización secuencial es la capacidad para acceder rápidamente al siguiente registro. Útil cuando se debe acceder a mayor parte de registros, fácil de usar, usa bien el espacio, barata.
Desventajas: Falta de flexibilidad, velocidad de acceso, no adecuada para procesos en tiempo real.
Secuencial Encadenada
Los registros almacenan su información y un puntero hacia al siguiente registro.
Ventaja: Flexibilidad.
Desventaja: para acceder a un registro hay que recorrer los demás.
Secuencial Indexada
Compuesto por zona de registro (todos los del archivo ordenados por una llave) y zona de índices (registros que poseen solo llave y número de registro). Indexación: Es una forma de organizar datos de almacenamiento secundario. Tiene como objetivo fundamental organizar de manera efectiva una colección de registros para facilitar y agilizar su acceso.
Índice: Es un recurso para encontrar información. El índice contiene una lista de temas (llaves) y números de páginas donde encontraremos esos temas (campos de referencia).
ORGANIZACIÓN DE UN SECUENCIAL INDEXADO
• El tipo de sus registros contiene un campo clave identificador.
• Los registros están situados en un soporte direccionable por el orden de los valores indicados por la clave.
• Existe un índice con cada una de las posiciones direccionables que almacena la dirección de la posición y el valor de la clave, es decir, en el índice encontramos la clave del último registro y la dirección de acceso al primer registro bloque.
AREAS DE UN SECUNCIAL INDEXADO
• Área de Datos: contiene registros en forma secuencial, está organizado en secuenciales de claves sin dejar huecos intercalados.
• Área de Índice: Los niveles de índice están contenidos en una tabla, si existieran varios índices enlazados se denomina nivel de indexación.
• Área de Desbordamiento o Excedentes: Esta área es utilizada para realizar actualizaciones si ello es necesario.
Ventajas: Permite acceso directo a registros en algunos casos y el secuencial en otros.
Desventaja: No se puede introducir nuevos registros sin tener que reorganizar.
Directo
Cada registro se sitúa en una posición de memoria que se calcula aplicando una fórmula o algoritmo matemático. Cuando en un archivo el orden físico no se corresponde con el orden lógico decimos que está organizado de un modo directo. Los datos se sitúan en el archivo y se acceden a ellos directamente mediante su posición. Las condiciones para que un archivo sea de organización directa son las siguientes:
• Almacenamiento en un soporte direccionable.
• Cada registro debe contener un campo clave.
• Debe haber correspondencia entre los posibles valores de la clave y las direcciones existentes en el soporte.
• Conocer el número el número de registros que van a almacenar.
Ventajas: Flexibilidad y rapidez de consulta.
Desventajas: Mal aprovechamiento del espacio, es necesario usar soportes de acceso directo, planificación previa.
PROBLEMAS CON USO DE ARCHIVOS
• Actualización de Información: Costosa cuando está duplicada en varios archivos (Inconsistencia).
• Redundancia: El mismo dato almacenado en varios sitios.
• Dependencia con los programas.
• Confidencialidad y seguridad.
Nivel Básico de Organización del Archivo
1. En cada puesto de trabajo estarán los expedientes en tramitación, individualizados en carpetillas (de las habituales de colores o de las grises con anagrama de la UCA) que agrupan a todos los documentos del expediente, y en cuya solapa debe figurar los siguientes datos que lo identifiquen:
Serie documental: Expedientes personales administrativos del Personal de Administración y Servicio
Expediente (asunto): Eduardo Vega Torres
2. En la portada de cada carpetilla se señalará: nombre de la oficina, título de la serie, fechas de inicio del expediente (la fecha de inicio de un expediente es la fecha de recepción de la solicitud, instancia, etc. en el Registro) y fecha de finalización, resumen del asunto, dígitos del cuadro de clasificación (si se conoce), relación de contenido (al menos de los documentos esenciales, con breve descripción de cada documento, fechas y nº de orden dentro del expediente).
Esta organización, que lleva pocos minutos a las oficinas tiene efectos muy positivos:
• Permite buscar un documento no dentro del expediente sino en la relación de contenido señalada en la carpeta.
• Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta.
• Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen los documentos que contiene y el estado de tramitación del expediente.
• Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados.
3. A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el curso de las diligencias o trámite.
4. En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será cronológica ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente. Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que son de fecha anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ej.: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de notas, méritos, etc. -documentación que acompaña-).
5. Los expedientes dentro de su serie se ordenarán de forma alfabética por nombres de personas u organismos (ej.: expedientes personales, expedientes académicos de alumnos), alfabética por asuntos o materias (ej.: expedientes de plazas de concursos, informes), cronológica (ej.: nóminas), numérica por código del expediente o por la combinación de las formas de ordenación citadas.
6. Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotará el organismo productor, título de la serie, años, expedientes que contienen y el número de orden de las cajas.
7. Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos, con indicación del nº de la caja y el nº de orden del expediente dentro de ella. Ello supone la ventaja de:
• Disponer de un sistema de información de la documentación producida.
• Facilidad de acceso a la documentación por múltiples campos de recuperación.
Facilidad de reposición de la documentación extraída del expediente. La devolución a su orden original es algo simple y rutinario.
La mejor eliminación documental es la no creación de documentos innecesarios. Hay que racionalizar la producción documental aplicando criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos.
Deben eliminarse en los archivos de oficina o gestión, y nunca deben pasar al Archivo General:
• La documentación de apoyo informativo, que se ha usado para la resolución de un expediente pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.)
• Copias de textos bibliográficos
• Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ej. encuestas, cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos recoge)
• Documentos duplicados (fotocopias)
Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas. Éstos sólo los deben conservar y remitir al Archivo General la unidad productora, mientras las receptoras las conservarán el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina (ej.: comunicaciones del Área de Personal, Presupuestos de la UCA, etc.).
Recomendaciones Prácticas
1. Casi todos los documentos forman parte de un expediente. Se entiende por expediente administrativo un conjunto ordenado de documentos generados por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.
2. Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie. Se entiende por serie al conjunto de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultados de una misma gestión, actividad o procedimiento.
3. Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada acta, para cada petición de traslado, para cada convocatoria de oposiciones).
4. Determine el título oficial del expediente y de la serie, que suelen estar establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc. Las series deben identificarse por el tipo de información que contienen, y una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
5. No use como títulos de series denominaciones como oficios, expedientes generales, varios, etc.
6. Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
7. Debe evitarse la desmembración y dispersión de los expedientes y la creación de falsas series documentales.
8. Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.
9. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado.
10. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
11. Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación.
12. No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización de los archivos.
La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia. Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que muchos documentos pasarán a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado por registro. Las que no formen parte de expedientes, de forma excepcional, se organizarán como serie “correspondencia”.
La correspondencia, como norma general, no se archiva por “entrada” y “salidas” ya que rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso. Cada documento se une a su respuesta, archivando el conjunto por orden cronológico de salida, lo que no impide que su control mediante el Registro se lleve de forma paralela y diferenciada (registro de entrada y registro de salida).
CONCLUSION
A manera de conclusión para organizar un archivo o documento hay que tener en cuenta aspectos como el orden alfabético en el cual se va a organizar, su clasificación. El archivo es uno de los servicios más visibles por parte del usuario ya que provee una visión lógica de la información almacenada. El usuario quiere acceso rápido, garantía de no corrupción de la información en los archivos, seguridad en los accesos a los archivos y formas de acceder o recuperar la información desde los archivos.
BIBLIOGRAFIA
http://www2.uca.es/orgobierno/secretaria/archivo/archivosgestion.htm
http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion-archivos.shtml
http://www.bioingenieria.edu.ar/acadenia
http://www.javeriana.edu.co
http://www.unisalle.edu.co
http://www.alumnitosfisiunmsm.files.wordpress.com
Unidad Administrativa – Archivo, Ana María Trujillo Páez
lunes, 9 de agosto de 2010
COMUNICACION EMPRESARIAL
COMUNICACION EMPRESARIAL
Sabemos que gracias a la comunicación es posible transmitir experiencias de una generación a otra para que puedan ser asimiladas y continuadas. Se ha demostrado que en las grandes ciudades, la mayoría de la gente pasa aproximadamente el 70% del tiempo que está despierta en alguna forma de comunicación, ya sea leyendo, escuchando, hablando o escribiendo.
Una de las cosas más importantes para las empresas es mantener una buena imagen corporativa imagen ya sea dentro de las personas que son el mercado o con las empresas que tiene en el mercado.
Existen 2 tipos de Comunicación empresarial que son la Comunicación empresarial interna y la Comunicación empresarial externa.
La Comunicación empresarial interna para que todo el personal de la empresa conozca cuales son los planes y metas. Y la Comunicación empresarial externa es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos
La comunicación empresarial es el conjunto de mensajes que una organización proyecta a un público determinado a fin de dar a conocer su misión y visión, y establecer una empatía entre la organización y el público determinado.
Esta comunicación debe ser dinámica, planificada y concreta, lo que la convertirá en una herramienta de dirección y orientación sinérgica, basada en una retro comunicación constante.
En la comunicación empresarial, la percepción que tengan los receptores (públicos) es uno de los aspectos más importantes, ya que de ello depende la comprensión y la actitud que tomarán, lo cual repercutirá en la respuesta al mensaje y la forma de retro comunicación que originara.
Son los elementos de referencia, dados por la visión y la misión de la organización, los que tienen que conocer todos los empleados desde los niveles altos de la estructura organizacional (alta gerencia) hasta los empleados a nivel operacional, lo que facilitará que comprendan cuál es el objetivo, las metas y las tareas que se desarrollan en la organización en todos los niveles.
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL EFICIENTE
La comunicación empresarial eficiente es aquella que se basa en dos escenarios básicos:
El establecimiento de una buena política de comunicación, la misma debe identificar los puntos de origen de la comunicación, estándares de calidad en el mensaje (envío de la comunicación) y una excelente coordinación de toda la comunicación que la organización envía.
Identificación de los elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de estrategias de comunicación, los planes de implementación de esas estrategias y el cálculo de la efectividad del ensamblaje de comunicación organizacional.
Las organizaciones de éxito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las comunicaciones y la información, ya que ellas han comprendido que estas contribuyen en gran parte a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral. Es a través de esta comunicación que las organizaciones cumplen una serie de metas tales como: estructurar, planear y distinguir patrones de comportamientos para los públicos internos y externos; es ahí donde la información se convierte en un instrumento de retroalimentación para la evolución y control de la organización.
La comunicación empresarial debe poseer recursos intelectuales que le otorguen referencias y herramientas para tomar decisiones acertadas en su trabajo. No sería muy apropiado hablar de la Comunicación Empresarial y sus retos sin tener a mano un ejemplo. Es por ellos que hemos tomado al instituto tecnológico de soledad atlántico “ITSA” para saber y conocer como es la comunicación empresarial del Itsa sus falencias y posibles soluciones.
La comunicación empresarial del Itsa se da a través de internet, teléfonos, fax, revistas y emisora como lo vemos en el siguiente grafico.
Podemos observar que el instituto tecnológico de soledad atlántico posee buenos recursos intelectuales para llevar a cabo una buena comunicación empresarial eficiente uno de los recursos es internet que a través de este las personas de otros pueblos y ciudades pueden saber con exactitud los programas con los que cuenta el Itsa, las matriculas e inscripciones, la misión visión, historia, símbolos, los diferentes manuales, así como los requisitos necesarios para poder acceder a la institución. También vemos que el Itsa se comunica por medio del teléfono y a través de este nos brinda información programas matriculas y fechas de ingreso a clases etc. Cuanta también con fax y una emisora propia, y a través de revistas
PROBLEMAS EN LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL DEL ITSA
¿porque si existen los recursos no se da una buena comunicación empresarial en el ITSA?
¿Cuál crees que son las posibles soluciones?
POSIBLES SOLUCIONES A LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL DE ITSA
Creemos que a pesar de que el Itsa cuanta con buenos recurso la comunicación no se da de manera eficiente por no saber administrarlo pero una posible solución a la comunicación empresarial de la institución seria implementando una nueva modalidad en la que interactúan los mismos estudiantes que irían a practica, para así poder agilizar y llevar la información en el tiempo adecuado. Otra posible solución sería colocar micrófonos en distintas partes de la instalación en las que nos informen las diferentes reuniones que organiza el instituto.
BIBLIOGRAFÍA
http://www1.uprh.edu/ccc/ADEM/Comunicacion%20empresarial%20ejecutiva/ADEM_CEE.pdf
http://www.slideshare.net/peggy_spook/comunicacin-empresarial
http://es.answers.yahoo.com/question/index?qid=20071205110136AAvEC00
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL EN LA EMPRESA.
PRESENTADOR POR:
ANDRES GONZALEZ
MELANIE PÉREZ
BERTA SÁNCHEZ
JOHN VÁSQUEZ
LEIDY JARAMILLO
Sabemos que gracias a la comunicación es posible transmitir experiencias de una generación a otra para que puedan ser asimiladas y continuadas. Se ha demostrado que en las grandes ciudades, la mayoría de la gente pasa aproximadamente el 70% del tiempo que está despierta en alguna forma de comunicación, ya sea leyendo, escuchando, hablando o escribiendo.
Una de las cosas más importantes para las empresas es mantener una buena imagen corporativa imagen ya sea dentro de las personas que son el mercado o con las empresas que tiene en el mercado.
Existen 2 tipos de Comunicación empresarial que son la Comunicación empresarial interna y la Comunicación empresarial externa.
La Comunicación empresarial interna para que todo el personal de la empresa conozca cuales son los planes y metas. Y la Comunicación empresarial externa es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos
La comunicación empresarial es el conjunto de mensajes que una organización proyecta a un público determinado a fin de dar a conocer su misión y visión, y establecer una empatía entre la organización y el público determinado.
Esta comunicación debe ser dinámica, planificada y concreta, lo que la convertirá en una herramienta de dirección y orientación sinérgica, basada en una retro comunicación constante.
En la comunicación empresarial, la percepción que tengan los receptores (públicos) es uno de los aspectos más importantes, ya que de ello depende la comprensión y la actitud que tomarán, lo cual repercutirá en la respuesta al mensaje y la forma de retro comunicación que originara.
Son los elementos de referencia, dados por la visión y la misión de la organización, los que tienen que conocer todos los empleados desde los niveles altos de la estructura organizacional (alta gerencia) hasta los empleados a nivel operacional, lo que facilitará que comprendan cuál es el objetivo, las metas y las tareas que se desarrollan en la organización en todos los niveles.
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL EFICIENTE
La comunicación empresarial eficiente es aquella que se basa en dos escenarios básicos:
El establecimiento de una buena política de comunicación, la misma debe identificar los puntos de origen de la comunicación, estándares de calidad en el mensaje (envío de la comunicación) y una excelente coordinación de toda la comunicación que la organización envía.
Identificación de los elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de estrategias de comunicación, los planes de implementación de esas estrategias y el cálculo de la efectividad del ensamblaje de comunicación organizacional.
Las organizaciones de éxito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las comunicaciones y la información, ya que ellas han comprendido que estas contribuyen en gran parte a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral. Es a través de esta comunicación que las organizaciones cumplen una serie de metas tales como: estructurar, planear y distinguir patrones de comportamientos para los públicos internos y externos; es ahí donde la información se convierte en un instrumento de retroalimentación para la evolución y control de la organización.
La comunicación empresarial debe poseer recursos intelectuales que le otorguen referencias y herramientas para tomar decisiones acertadas en su trabajo. No sería muy apropiado hablar de la Comunicación Empresarial y sus retos sin tener a mano un ejemplo. Es por ellos que hemos tomado al instituto tecnológico de soledad atlántico “ITSA” para saber y conocer como es la comunicación empresarial del Itsa sus falencias y posibles soluciones.
La comunicación empresarial del Itsa se da a través de internet, teléfonos, fax, revistas y emisora como lo vemos en el siguiente grafico.
Podemos observar que el instituto tecnológico de soledad atlántico posee buenos recursos intelectuales para llevar a cabo una buena comunicación empresarial eficiente uno de los recursos es internet que a través de este las personas de otros pueblos y ciudades pueden saber con exactitud los programas con los que cuenta el Itsa, las matriculas e inscripciones, la misión visión, historia, símbolos, los diferentes manuales, así como los requisitos necesarios para poder acceder a la institución. También vemos que el Itsa se comunica por medio del teléfono y a través de este nos brinda información programas matriculas y fechas de ingreso a clases etc. Cuanta también con fax y una emisora propia, y a través de revistas
PROBLEMAS EN LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL DEL ITSA
¿porque si existen los recursos no se da una buena comunicación empresarial en el ITSA?
¿Cuál crees que son las posibles soluciones?
POSIBLES SOLUCIONES A LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL DE ITSA
Creemos que a pesar de que el Itsa cuanta con buenos recurso la comunicación no se da de manera eficiente por no saber administrarlo pero una posible solución a la comunicación empresarial de la institución seria implementando una nueva modalidad en la que interactúan los mismos estudiantes que irían a practica, para así poder agilizar y llevar la información en el tiempo adecuado. Otra posible solución sería colocar micrófonos en distintas partes de la instalación en las que nos informen las diferentes reuniones que organiza el instituto.
BIBLIOGRAFÍA
http://www1.uprh.edu/ccc/ADEM/Comunicacion%20empresarial%20ejecutiva/ADEM_CEE.pdf
http://www.slideshare.net/peggy_spook/comunicacin-empresarial
http://es.answers.yahoo.com/question/index?qid=20071205110136AAvEC00
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL EN LA EMPRESA.
PRESENTADOR POR:
ANDRES GONZALEZ
MELANIE PÉREZ
BERTA SÁNCHEZ
JOHN VÁSQUEZ
LEIDY JARAMILLO
PRESENTACIÓN
INTRODUCCION
En la actualidad todas las personas se están preocupando cada vez más por la relaciones que se ciernen dentro de una empresa, es por esto que se busca ser cada vez mejor en materia de conocimientos y estar capacitados para diferentes cargos por ejemplo dirigir una empresa, es por esto que la comunicación empresarial ha tomado tanto renombre hoy en día y hoy por hoy es un ente bastante importante porque es esta la que lleva a una empresa al éxito.
Sabemos que para que el ambiente de trabajo en una empresa sea propicio debemos nosotros mismos hacer porque el mismo sea agradable, todo esto se logra atreves una excelente comunicación, saber cómo llegar a los trabajadores, como trasmitir una información de manera correcta y solo se logra a partir del conocimiento que adquirimos sobre comunicación empresarial.
PRESENTACION
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
IDENTIFICACION DEL PROBLEMA
Es una necesidad de carácter urgente que en los colegios, universidades empresas y en cualquier otra parte del entorno social se hable de la comunicación empresarial. Hoy es una necesidad para muchos, porque hay lugares en donde no se realizan planes adecuados para informar a cierta comunidad sobre planes que se quieran llevar a cavo en una empresa; es por esto la gran desorganización en distintos planteles que no saben distribuir información entre los miembros de la misma. Entonces de que manera estamos manejando nuestras empresas, que será del futuro nuestro, en manos de quien se puede dejar un negocio en fin un sinnúmero de interrogantes que nos hacemos.
Para esto aquí tenemos un proyecto que se está desarrollando precisamente para ser en el futuro mejores profesionales es por medio de la comunicación empresarial que entenderemos y nos daremos cuenta que tanto podemos dar de nosotros mismos y aprenderemos por medio de este trabajo a notificar algo, a distribuir una información de manera correcta, por los canales necesarios y sobretodo que la información que deseamos distribuir sea completa y no de manera distorsionada.
Sabemos la necesidad que existe en todo el mundo, no solo en el ámbito laboral debemos utilizar y ser fuertes en el tema; podemos ver que la mayoría de los problemas que se tienen hoy en día es por el mal uso de nuestro lenguaje, simplemente falta de buena comunicación.
Este trabajo servirá de apoyo a las personas que necesitan encontrar la mejor forma para transmitir lo que piensan o algo que es necesario emitir de manera sutil, respetuosa y sobretodo que sea entendible que es el fin de este tema, también es claro aclarar que este proyecto va dirigido a todos aquellos que tienen una idea e empresa que para ello se necesita no solo saber sobre la idea de negocio sino de qué manera se puede llegar a los clientes, en los términos que utilizaremos para hacer publicidad a un producto.
Esta investigación de comunicación empresarial nos ayuda a comprender y ver desde diferentes puntos de vista la forma como debemos llegar a las personas que conforman o que son pieza clave en nuestra idea de negocio.
Es claro destacar que si hacemos buen uso de uno de los dones que Dios nos ha dado y este por supuesto es poder comunicarnos, pues todo en la vida se nos enseña, nadie en el mundo nace con todos los conocimientos listos solo para ponerlos en práctica.
Es un claro ejemplo que cuando salimos del vientre de nuestra madre todo lo que hagamos va a ser en virtud de lo que nuestros padres nos inculquen, o por lo menos lo que escuchamos eso es lo que trasmitimos nosotros, entonces así en la vida cotidiana nada lo aprendemos por si solos es necesario valernos de otras personas bien sea profesores, padres o cualquier otra persona que nos pueda aportar cosas buenas para nuestras vidas que sea para virtud y formación nuestra.
Todas aquellas personas que se vean involucradas en cualquier tipo de aprendizaje deben aprender a hacer buen uso de la comunicación este es un importante tema que se trata de dar buen uso y busca que las personas obtenga buen trato por parte de aquellos con quienes se labora pues se tiene claro que un jefe o un directivo por llamarlo así no puede hablar con una persona de forma tajante ni mucho menos de manera corriente que hace que este pierda importancia sobre el tema que se esté tratando.
Dentro de una empresa siempre serán importantes las relaciones entre las personas y las mismas empresas, y es por eso que el auge de la comunicación empresarial ha comenzado. Una de las cosas más importantes es la imagen corporativa, pues es la cara que la empresa está mostrando a sus clientes y por la cual ellos decidirán acercarse a ella.
Muchas de las empresas, hace pocos años carecían de personas que se dedicaran al tema de la comunicación empresarial. Hoy en día es casi imposible imaginarse una gran empresa o institución que carezca de hombre destinados a la preocupación por la comunicación empresarial. Esto ha tenido muchos efectos positivos dentro del desarrollo de las empresas, donde por medio de esta técnica se pretende mejorar las relaciones humanas y de contacto con otros. Los periodistas han sido los más beneficiados con este crecimiento por la preocupación de la comunicación empresarial. Ellos que por muchos años había visto colapsado su mercado laboral, donde las oportunidades eran cada vez más escasas, ven en este campo un enorme territorio para desarrollarse. Esto ha llevado al perfeccionamiento de las personas en las distintas materias de la comunicación empresarial, con el consiguiente beneficio de tener profesionales más experimentado y preparados.
Dentro de lo especializados en comunicación empresarial, están los expertos en relaciones públicos. Ellos se preocupan constantemente de mantener bien posicionada la imagen de la empresa dentro del mercado, para lo cual utilizan diversos métodos y técnicas. Dentro de ello está la publicidad. Utilizan espacios públicos o privado, promocionando las virtudes que tiene la empresa, en general bajo un ambiente tranquilo y de preocupación por las personas y sus trabajadores. Con ello llegan a las personas, las cuales se van haciendo su imagen de la empresa mentalmente, que tiene efectos positivos a la hora de la elección por parte del cliente. Ellos y sus técnicas y conocimientos, se ha visto invadidos en el último tiempo por otros profesionales que han venido a cumplir con la tarea de preocuparse por la comunicación empresarial. Esta competencia tan feroz que se ha desarrollado por los puestos dedicados a la comunicación empresarial, ha llevado a que cada día sean más las personas que se especialicen en estas materias. Esto va en directo beneficio de las empresas y de la calidad de comunicación empresarial que se desarrolla en nuestro país, que podría llevar a que con el mejoramiento de la comunicación empresarial, nuestros productos puedan ser bien vistos en el extranjero.
Nuestro propósito es llegar a cada uno de los lugares donde sea necesario para trabajar juntos por el futuro porque sabemos que todos y cada uno de los problemas que tenemos hoy en día son producto tal vez del el mal uso de las palabras, trabajemos todos para el progreso para aprender a dar informaciones de manera clara segura y concisa sobre todo aquello que se quiere expresar
En la actualidad todas las personas se están preocupando cada vez más por la relaciones que se ciernen dentro de una empresa, es por esto que se busca ser cada vez mejor en materia de conocimientos y estar capacitados para diferentes cargos por ejemplo dirigir una empresa, es por esto que la comunicación empresarial ha tomado tanto renombre hoy en día y hoy por hoy es un ente bastante importante porque es esta la que lleva a una empresa al éxito.
Sabemos que para que el ambiente de trabajo en una empresa sea propicio debemos nosotros mismos hacer porque el mismo sea agradable, todo esto se logra atreves una excelente comunicación, saber cómo llegar a los trabajadores, como trasmitir una información de manera correcta y solo se logra a partir del conocimiento que adquirimos sobre comunicación empresarial.
PRESENTACION
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
IDENTIFICACION DEL PROBLEMA
Es una necesidad de carácter urgente que en los colegios, universidades empresas y en cualquier otra parte del entorno social se hable de la comunicación empresarial. Hoy es una necesidad para muchos, porque hay lugares en donde no se realizan planes adecuados para informar a cierta comunidad sobre planes que se quieran llevar a cavo en una empresa; es por esto la gran desorganización en distintos planteles que no saben distribuir información entre los miembros de la misma. Entonces de que manera estamos manejando nuestras empresas, que será del futuro nuestro, en manos de quien se puede dejar un negocio en fin un sinnúmero de interrogantes que nos hacemos.
Para esto aquí tenemos un proyecto que se está desarrollando precisamente para ser en el futuro mejores profesionales es por medio de la comunicación empresarial que entenderemos y nos daremos cuenta que tanto podemos dar de nosotros mismos y aprenderemos por medio de este trabajo a notificar algo, a distribuir una información de manera correcta, por los canales necesarios y sobretodo que la información que deseamos distribuir sea completa y no de manera distorsionada.
Sabemos la necesidad que existe en todo el mundo, no solo en el ámbito laboral debemos utilizar y ser fuertes en el tema; podemos ver que la mayoría de los problemas que se tienen hoy en día es por el mal uso de nuestro lenguaje, simplemente falta de buena comunicación.
Este trabajo servirá de apoyo a las personas que necesitan encontrar la mejor forma para transmitir lo que piensan o algo que es necesario emitir de manera sutil, respetuosa y sobretodo que sea entendible que es el fin de este tema, también es claro aclarar que este proyecto va dirigido a todos aquellos que tienen una idea e empresa que para ello se necesita no solo saber sobre la idea de negocio sino de qué manera se puede llegar a los clientes, en los términos que utilizaremos para hacer publicidad a un producto.
Esta investigación de comunicación empresarial nos ayuda a comprender y ver desde diferentes puntos de vista la forma como debemos llegar a las personas que conforman o que son pieza clave en nuestra idea de negocio.
Es claro destacar que si hacemos buen uso de uno de los dones que Dios nos ha dado y este por supuesto es poder comunicarnos, pues todo en la vida se nos enseña, nadie en el mundo nace con todos los conocimientos listos solo para ponerlos en práctica.
Es un claro ejemplo que cuando salimos del vientre de nuestra madre todo lo que hagamos va a ser en virtud de lo que nuestros padres nos inculquen, o por lo menos lo que escuchamos eso es lo que trasmitimos nosotros, entonces así en la vida cotidiana nada lo aprendemos por si solos es necesario valernos de otras personas bien sea profesores, padres o cualquier otra persona que nos pueda aportar cosas buenas para nuestras vidas que sea para virtud y formación nuestra.
Todas aquellas personas que se vean involucradas en cualquier tipo de aprendizaje deben aprender a hacer buen uso de la comunicación este es un importante tema que se trata de dar buen uso y busca que las personas obtenga buen trato por parte de aquellos con quienes se labora pues se tiene claro que un jefe o un directivo por llamarlo así no puede hablar con una persona de forma tajante ni mucho menos de manera corriente que hace que este pierda importancia sobre el tema que se esté tratando.
Dentro de una empresa siempre serán importantes las relaciones entre las personas y las mismas empresas, y es por eso que el auge de la comunicación empresarial ha comenzado. Una de las cosas más importantes es la imagen corporativa, pues es la cara que la empresa está mostrando a sus clientes y por la cual ellos decidirán acercarse a ella.
Muchas de las empresas, hace pocos años carecían de personas que se dedicaran al tema de la comunicación empresarial. Hoy en día es casi imposible imaginarse una gran empresa o institución que carezca de hombre destinados a la preocupación por la comunicación empresarial. Esto ha tenido muchos efectos positivos dentro del desarrollo de las empresas, donde por medio de esta técnica se pretende mejorar las relaciones humanas y de contacto con otros. Los periodistas han sido los más beneficiados con este crecimiento por la preocupación de la comunicación empresarial. Ellos que por muchos años había visto colapsado su mercado laboral, donde las oportunidades eran cada vez más escasas, ven en este campo un enorme territorio para desarrollarse. Esto ha llevado al perfeccionamiento de las personas en las distintas materias de la comunicación empresarial, con el consiguiente beneficio de tener profesionales más experimentado y preparados.
Dentro de lo especializados en comunicación empresarial, están los expertos en relaciones públicos. Ellos se preocupan constantemente de mantener bien posicionada la imagen de la empresa dentro del mercado, para lo cual utilizan diversos métodos y técnicas. Dentro de ello está la publicidad. Utilizan espacios públicos o privado, promocionando las virtudes que tiene la empresa, en general bajo un ambiente tranquilo y de preocupación por las personas y sus trabajadores. Con ello llegan a las personas, las cuales se van haciendo su imagen de la empresa mentalmente, que tiene efectos positivos a la hora de la elección por parte del cliente. Ellos y sus técnicas y conocimientos, se ha visto invadidos en el último tiempo por otros profesionales que han venido a cumplir con la tarea de preocuparse por la comunicación empresarial. Esta competencia tan feroz que se ha desarrollado por los puestos dedicados a la comunicación empresarial, ha llevado a que cada día sean más las personas que se especialicen en estas materias. Esto va en directo beneficio de las empresas y de la calidad de comunicación empresarial que se desarrolla en nuestro país, que podría llevar a que con el mejoramiento de la comunicación empresarial, nuestros productos puedan ser bien vistos en el extranjero.
Nuestro propósito es llegar a cada uno de los lugares donde sea necesario para trabajar juntos por el futuro porque sabemos que todos y cada uno de los problemas que tenemos hoy en día son producto tal vez del el mal uso de las palabras, trabajemos todos para el progreso para aprender a dar informaciones de manera clara segura y concisa sobre todo aquello que se quiere expresar
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