viernes, 13 de agosto de 2010

ADMINISTRACION DE ARCHIVO

INTEGRANTES
ANDREA SUAREZ MARTINEZ


Instituto Tecnológico De Soledad Atlántico
Procesos Empresariales
III Cuatrimestre



JUSTIFICACION DE LA ADMINISTACION DE ARCHIVO

El presente trabajo parte de la importancia de la formación de la identidad personal dentro de una zona laboral como lo es la Administración de archivo.

Para conocer las técnicas adecuadas para la administración de archivo e ir desarrollando de manera satisfactoria cada uno de los pasos a alcanzar, El objetivo de gran importancia que presenta este trabajo es tener en cuenta la calidad y organización de archivos de la entidad a desarrollar el proceso de elaboración de archivos.

Se va a desarrollar porque es importante tener en cuenta la Administración de archivo como un elemento fundamental que hace parte de cualquier entidad en la cual se valla a llevar a cabo.

Buscamos de esta manera ser objetivos en que cada una de las personas que se encuentran laborando en una empresa logre saber como llevar una buena documentación, como realizar un archivo es decir en orden alfabético, numérico entre otras.
Mostraremos puntos característicos de la ADMINISTRACION DE ARCHIVO, dentro de una sociedad es muy importante tenerlos en cuenta ya que llevamos un orden con todo lo correspondiente a información, documentos significativos dentro de una empresa o compañía.

Se debe tener experiencia para poder laborar en este campo ya que si se comete un error seria de manera desafortunada dentro de nuestra entidad.
De esta forma se deben tener conceptos claros y específicos del tema, para alcanzar excelentes resultados en el área.

Conocer las técnicas de oficina adecuadas para la administración de archivo e ir desarrollando de manera satisfactoria cada uno de los pasos a alcanzar.
A partir de los conceptos de organización y administración, adquiridos por los trabajadores de una compañía, se tratará de profundizar en la gestión de documentos como el procedimiento fundamental para cumplir con las funciones de selección y descripción documental. Asimismo es importante que la persona encargada de la archivología comprenda que la información contenida en los documentos debe ser de fácil acceso al usuario.

Este servicio está dirigido primordialmente a la preservación de archivos vitales y a la Seguridad de archivos cuyo contenido así lo amerite. La preservación generalmente aplica a archivos de retención permanente y temporal de largo plazo.
La seguridad normalmente abarca archivos indispensables para la entidad, tales como documentos que reflejen las deducciones y salarios de la fuerza laboral, que se requieren para asegurar la continuidad de las operaciones.
Los beneficios adicionales que se derivan del uso de archivos incluyen el ahorro de las oficinas y un acceso relativamente más rápido.

En conclusión, la decisión de utilizar los servicios de microfilmación dependerá de las Necesidades y prioridades de la unidad, la naturaleza de la información contenida en sus archivos, y los resultados del estudio solicitado al personal especializado en Administración de archivos.
Debemos tener en cuenta que existen 2 (Dos) tipos de Archivos que son:

 Según el grado o frecuencia de utilización:

Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

 Según el lugar de emplazamiento:
Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.
A propósito de este último aspecto, cabe señalar que la experiencia reúne una serie de puntos a su favor que la convierten en atractiva y accesible al personal Con la debida motivación, conecta de lleno con los centros de interés de cualquier entidad como lo son:

 Catálogos.
 Manual de usuario.

Partiendo del principio, donde tenemos un catálogo determinado, lo primero que se hace es el rellenado de la hoja de control, de acuerdo a los datos que necesitamos para un perfecto archivado.
Esta hoja de control es igual a la que describimos en el siguiente año, y de la cual tenemos un ejemplo.
Una vez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los demás catálogos en una carpeta o sobre para tal uso.
Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina Técnica.
Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que tengamos un fácil acceso al archivo para poder maniobrar allí tantas veces como sea necesario.
Una vez tengamos la "hoja de control", se archiva el catálogo por orden alfabético del fabricante. (Otra forma podría ser por el nombre del elemento,

Pero en nuestro ~ es como se ha definido en primer lugar, o sea, por el fabricante).
Posteriormente se coloca el catálogo en su carpeta correspondiente, según sea su nombre y se coloca en el lugar que alfabéticamente ocupa para luego poderlo usar cuando se necesite.
Los catálogos así archivados son los del tipo "monográficos", y "hojas informativas". Los que son denominados como catálogos generales, se colocan en un archivador específico donde se colocarán todos los que entren en esta categoría.
En el caso real de nuestra oficina Técnica, los archivadores para los catálogos
Monográficos y las hojas informativas son los A-9, A-8 y A-12, siendo para los catálogos generales el archivador A-7-Una vez que se tengan todos los catálogos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los catálogos.

Para la consecución de dichos objetivos se llevara a cabo se llevarán a cabo las anteriores estrategias para una adecuada administración de archiv


BIBLIOGRAFIA

www.google.com
www.normasicontec.com
www.wikipedia.com
www.monografias.com
Diccionario enciclopédico Encarta, 2007

26 comentarios:

  1. gracias por tu imformacion ... estas demaciado bueno

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  2. es una buena redaccion !!!!!!!!!!!! GRACIAS!!!!!!!!!!!

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  3. GRACIAS POR TODA LA INFORMACION AQUI REALIZADA

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  4. COMO ME PUEDO COMUNICAR CON LA PERSONA ENCARGADA DEL TRABAJO

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  5. ....................EXCELENTE...................

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  6. MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM..................CHEVERE

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  7. BUEN TRABAJO ME ENCANTO
    MMMM..................

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